學院黨委辦公室檔案綜合管理實施細則
第一章 總則
第一條為了加強學校檔案的綜合管理，有效地保護和利用檔案，充分發揮檔案為學校教學、科研和黨政管理等各項工作服務，為社會服務的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和原國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規範》等法律、法規，結合學校的實際，特制訂本細則。
第二條學校檔案，是指學校從事教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的，對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式載體的歷史記錄材料。
第三條學校檔案工作，是辦好學校的重要基礎工作之一，是學校教學、科研和黨政管理工作的重要組成部分，是維護學校歷史真實面貌的重要事業，應當把檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。
第二章 領導體制、機構設置及其檔案員要求
第四條學校檔案工作業務上接受省、市檔案局的監督、指導和檢查。
第五條學校檔案工作在學校統一領導下，由院長分管。建立綜合檔案室，隸屬院長辦公室。
第六條學校檔案工作人員列入學校事業編製，根據上級規定配備。
第七條學校檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認真貫徹執行黨和國家的方針、政策，熱愛檔案事業，忠於職守，遵紀守法，認真學習檔案專業知識和管理科學知識，刻苦鑽研業務。
第八條學校檔案工作人員，享受該專業技術人員待遇，按檔案專業技術職務聘任。
第三章 經費、庫房及設備
第九條學校檔案事業所需經費單獨立項，列入學校預算，統籌安排。
第十條學校要為檔案工作配備必要的、安全、適用的檔案庫房。庫房質量要符合國家有關檔案館（室）庫房建築設計規範要求。
第十一條檔案庫房要配備必要的裝具及防盜、防火、防自然光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等設施，確保檔案安全。庫房管理要求見附件一。
第四章 文件材料的歸檔
第十二條歸檔制度：本校各單位和人員在教學、科研、管理等活動中直接形成的具有保存價值的不同載體的文件材料，目前仍由形成單位負責收集、整理，按時移交綜合檔案室，由綜合檔案室立卷歸檔。在此基礎上逐步過渡到在綜合檔案室的指導下，由文件材料形成單位立卷歸檔，按時向綜合檔案室移交合格的案卷。會計檔案由財務部門按《會計檔案管理制度》（見附件二）自行立好卷移交會計案卷。
第十三條歸檔文件材料要求：
（一）紙質要好；
（二）字跡端正、清楚。最好用打印件。手抄件必須使用碳素黑墨水書寫。
（三）文件要有明確的標題、文號、主送、抄送單位。文稿要用方格稿紙寫，首頁要用發文稿紙。發文稿紙上各欄內容要填寫清楚。領導簽發文件要使用黑墨水書寫，文稿與正文同時存檔。
（四）材料齊全、準確。每項活動要從開始到結束所形成的全套完整材料，統計數字要準確。
第十四條檔案類別及各類檔案歸檔範圍詳見綜合檔案室印發的《MM學院各部門檔案材料歸檔內容》。
第十五條案卷質量要求。總的要求是：遵循文件材料的形成規律，保持彼此之間的有機聯繫，區別不同價值，便於保管和利用。具體要求是：
（一）卷內文件材料必須準確反映本校教學、科研和管理活動的真實內容，手續完備，製作和書寫材料有利於長期保存。
（二）管理內容的檔案，按問題、時間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序；批複在前，請示在後；正件在前，附件在後；正件在前，定稿在後；定稿在前，歷次重要討論稿在後；結論性材料在前，依據性材料在後。
（三）專題性、成套性檔案（包括教學、科研、產品與科技開發、基建、設備、出版檔案），按階段、結構、部件等分別組卷。
（四）同一類別的案卷，可按永久、長期、短期先後排例。
（五）確定文件材料的保存價值，要根據學校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要，準確進行判斷。
凡反映學校主要職能活動和基本歷史面貌，對本校、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的，列為永久保管。
凡反映學校一般工作活動，在長期內對學校和社會有查考利用價值的，列為長期保管。 凡在較短時間內對本校工作有查考價值的，列為短期保管。
（六）卷內文件要求文字材料在前，圖樣在後。圖樣按目錄或圖號排列；
（七）立卷視文件材料數量的多寡進行。當同一問題的文件多時，可採用硬卷皮成卷或單份裝釘，一般不超過200頁；問題單一，文件較少、又不便於一起歸類的，可立薄卷。
（八）卷內文件材料按順序排好后，裝釘的案卷無論單面或雙面，只要是書寫的文件材料，均應依次在非裝釘線一側下角編頁號；不裝釘的案卷，應在卷內每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件號的戳記，並逐項填寫。
（九）每個案卷必須按規定格式逐件填寫卷內目錄。對文件材料原有題名不要隨意更改和簡化。若原有題名無實質內容或無標題的，要重新擬定，並在前後加“［ ］”。沒有責任者、年、月、日的文件，要考正清楚，及時補上。會議記錄應概括出主要內容。聲像材料應按規定內容標出與紙質載體、不同聲像載體之間的參見號。
（十）卷內文件材料情況說明，應填寫在備考表內。若無說明，也應將立卷人，檢查人姓名、時間寫上。檢查人應是立卷單位的負責人。
（十一）案卷題名應簡明確切，體式一致。一般包括主要責任者、內容、名稱（文種）等。部份案卷題名可以是項目的名稱代字、代號及其組件、部份、階段的代號和名稱。一般寫在卷面，不超過50字。
（十二）要去掉卷內文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡稍模糊的應複製與原件放在一起。裝釘用三孔一線，不裝釘的案卷，應按標準用細線逐件裝釘；
（十三）檔案的案卷格式、表格、卡片的內容、規格、用紙應按《高等學校檔案工作規範》中的規定製作使用。
第十六條歸檔時間和手續：
（一）黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年6月底前歸檔，目前仍將本單位的檔案文件材料移交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡到由本部門立卷歸檔，向綜合檔案室移交合格的案卷；
（二）教學部門和能按教學年度歸檔的部門應在次年寒假前歸檔，目前仍將本單位的檔案文件材料移交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡到由本部門立卷歸檔，向檔案室移交合格的案卷；
（三）科研部門在科研項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔，目前仍將科研檔案文件材料移交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡到由科研部門立卷歸檔，向綜合檔案室移交合格的案卷。
科研項目鑒定、評審必須有綜合檔案室人員參加，對科研檔案文件材料進行審查驗收，並在成果登記表上簽字、蓋章。凡歸檔文件材料不完整、不齊全，綜合檔案室有權拒絕簽名蓋章，科研管理部門不得申報科研成果；
（四）基建部門在基建項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔，目前仍將基建檔案文件材料，圖紙移交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡到由基建部門立卷歸檔，向綜合檔案室移交合格的案卷。
基建檔案如上級有規定由市基建主管部門保管時，本校基建部門除按上級要求向市基建主管部門移交基建文件材料、圖紙，並辦理好移交手續外，同時要整理一套（原件移交市基建主管部門則用複印件）文件、材料、圖紙移交綜合檔案室立卷歸檔保管，並同時將移交給市基建主管部門的檔案文件材料、圖紙的移交單移交綜合檔案室保管；
（五）有關部門購買5萬元以上的儀器設備使用時，購回后兩個月內歸檔，目前仍由使用單位將設備檔案文字材料，技術文件及圖紙交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡由使用單位立卷歸檔。設備檔案原則上由綜合檔案室保管，若使用單位經常需要查閱使用時，可向綜合檔案室借出由使用單位存放使用；
對5萬元以上的重大儀器設備開箱使用時，必須有綜合檔案室人員參加清點，驗收儀器設備文字材料、技術文件及圖紙，並在驗收記錄上簽字、蓋章。對材料、文件、圖紙不全的，綜合檔案室有權拒絕簽字蓋章，並通知財務部門暫緩結算，待設備訂購部門辦理補齊材料、文件、圖紙后，方可辦理相應手續；
（六）會計部門在會計年度終了后，由本部門立好卷自行保管3年，期滿后的次年6月底前將案卷移交綜合檔案室保管；
（七）接收檔案文件材料必須履行手續，填寫移交清冊，一式兩份，寫明文件材料或案卷標題、卷內文件頁數、案卷或文件材料數量、移交時間等。交接雙方要簽名蓋章，各存一份。
第五章 檔案的管理
第十七條本校各類檔案是學校重要的財富，由綜合檔案室集中統一管理，任何部門或個人都不得將檔案視為私有。全體師生員工都有保護檔案的義務。
第十八條檔案管理工作要有計劃配置複印、錄音、錄像、照相、電腦及縮微等設備，使計算機檢索與全文縮微存儲利用結合起來，逐步實現管理現代化。
第十九條 案捲入庫時應檢查帳、卡、物是否相符。案卷應按類別依檔號順序排放。庫房櫃架應編順序號。各櫃和全室均應有檔案存放示意圖。
第二十條綜合檔案室應對檔案的安全定期組織檢查，並記錄在案。發現問，及時解決。對破損、褪變的檔案及時修補複製。
第二十一條在主管檔案工作院長領導下，由綜合檔案室與有關職能部門負責人組成鑒定小組，對保管期滿的檔案進行鑒定，提出銷毀或延長保管期的意見，登記在冊，經分管校領導批准后銷毀或續存。銷毀檔案必須有兩人監銷，並在銷毀冊上簽字。檔案材料的鑒定和銷毀有關規定見附件三、四。
第二十二條綜合檔案室每年年終對各類檔案的收入、移出、銷毀、庫存量、檔案的利用等情況進行統計，登記在冊，並按上級有關主管部門的要求，及時報送本校檔案工作基本情況統計報表。
第六章 檔案的開放利用
第二十三條本校綜合檔案室要設立供查閱檔案資料的閱覽室，編製各種檢索工具，開展檔案編研工作，做好利用的指導，主動提供利用，充分發揮檔案的社會效益和經濟效益。
第二十四條借閱檔案材料，必須按本校制定的《檔案材料借閱規定》（見附件五），辦理有關審批手續，遵守《檔案材料安全保密規定》（見附件六）規定，填寫《檔案借閱登記表》。對校外單位和有關人員利用的還應按規定收費。
第二十五條利用結束后，利用者應如實填寫《檔案利用效果登記表》，留室存查。
第二十六條對借出檔案，綜合檔案室要定期催還，發現損壞或丟失，應寫出書面報告，學校按規定嚴肅處理。
第七章 獎勵與處罰
第二十七條本校檔案工作應建立檢查、考核制度，明確崗位職責。對在檔案工作中有如下突出成果和貢獻的單位和個人，學校應給予表彰和獎勵：
（一）在收集、整理和提供利用做出顯着成績的；
（二）對檔案的保護和現代化管理做出顯着成績的；
（三）對積極、主動配合做好檔案工作，維護檔案完整與安全成績顯着的；
（四）對檔案工作有突出研究成果的；
（五）對檔案事業建設和發展提出合理建議，採納后取得明顯的社會效益和經濟效益的；
（六）向學校捐贈對學校有重大歷史價值檔案材料的；
（七）同違反檔案法律、法規的行為作鬥爭表現突出的。
第二十八條在檔案工作中有下列行為之一的，學校應根據錯誤情節輕重，對直接負責主管人員或其他直接責任人員給予行政處分。構成犯罪的，交由司法機關依法追究刑事責任：
（一）損毀、丟失屬於學校所有的檔案的；
（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀學校所有的檔案的；
（三）塗改、偽造檔案的；
（四）擅自出賣或者轉讓檔案的；
（五）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的；
（六）不按規定歸檔或者不按期向綜合檔案室移交檔案或檔案材料的；
（七）明知所保存的檔案面臨危險而不採取措施，造成檔案損失的；
（八）檔案工作人員（包括專、兼職）玩忽職守，造成檔案損失的。
第八章 附則
第二十九條本細則公布前本校制訂的各種管理制度與本細則有矛盾的，以本細則為準。如有與上級規定不相符的，按上級規定執行。