黨委辦公室檔案材料借閱規定
一、凡因工作需要借閱本檔案室管理的檔案材料,校級領導可直接到檔案室填寫《檔案借閱登記簿》借閱;各二級單位或個人需要借閱時,需由本單位開具借閱便條(蓋章),到檔案室填寫《檔案借閱登記簿》借閱。借閱一般材料,需經檔案員同意;借閱一般秘密級文件材料,需經檔案室負責人或學校辦公室負責人同意;借閱機秘以上的文件材料需經學校保密委員會負責人同意,借閱教師業務檔案材料,需經主管教學校領導同意;借閱黨委會議記錄、對黨員的處分、落實政策及其他黨內機密材料,需經黨委書記同意;借閱院長辦公會議、校務委員會會議、職稱評審會議等記錄、對教職工的處分材料及其他行政密級材料需經院長同意。
二、借閱檔案時須先查檔案目錄,將需借閱的文件號和名稱填在借閱登記簿上,由檔案員根據借閱內容在卷中翻出給借閱者閱,卷內其他材料借閱者不能隨便翻閱。借用或摘錄有關密級文件材料的內容,必須寫出申請並經相關的主管領導批准。借用或摘錄后要經檔案員核對,按保密規定嚴加保管,用后及時歸還或銷毀。
三、檔案的案卷,原則上只限於檔案閱覽室查閱。如因特殊需要需借出檔案室外使用,需經檔案室負責人同意,並儘可能用複製件代替原件。
四、檔案借閱期限為一周,如因工作需要不能及時歸還,應辦續藉手續,外借超期未還的檔案,檔案員應及時催還。對借出的檔案應妥善保管,不得轉借他人,不得在檔案上隨便摘抄或複印、塗改、勾划、污損、丟失和帶回宿舍。如發生丟失,須及時將經過情況寫成書面報告檔案室和學校有關領導,按情節輕重酌情處理。
五、本校檔案材料一般不向外單位開放,對外提供利用需經院長辦公室負責人同意,並按規定收取工本費及手續費。