學院黨委辦公室公文處理辦法
第一章 總 則
第一條為使我校公文處理工作規範化、制度化和科學化，
提高公文質和辦文效率，根據《中國共產黨機關公文處理條件》（中辦發〔1996〕14號）、《國家行政機關公文處理辦法》（國發〔2000〕23號）和教育部、廣東省有關規定，結合我校實際情況，特制訂本辦法。
第二條學校公文（包括電報，下同）是學校在教學、教育、科研、管理等過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布條例、規定，施行管理措施，請示和答覆問題，指導、布置和商洽工作，反映和報告情況，總結和交流經驗的重要工具。
第三條公文處理包括收文和發文兩部分，指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。要堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全，確保國家機密。
第四條學校黨委辦公室和院長辦公室（以下簡稱“兩辦”）分別是學校黨、政公文處理的管理機構，分別負責學校黨、政公文處理並指導機關處室的公文處理工作。
第五條機關各處（部、室）、各院（系、部）的負責人應當重視公文處理工作，遵守本辦法並加強對本單位公文處理工作的領導和檢查。各單位要指定人員負責公文處理工作。文秘人員應當忠於職守、廉潔正派，具備有關專業知識。
第二章收文辦理
第六條收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、分發、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序（見附件一）。
第七條上級黨、政部門發來的公文分別由“兩辦”文秘人員負責簽收登記，由“兩辦”主任提出擬辦意見，校領導批示辦理意見，各有關部門負責承辦，“兩辦”負責催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。
各單位或學校領導如直接收到或代表學校參加有關會議帶回的上級文件，要按類別和性質分別交黨委辦公室或院長辦公室處理。發給學校的上級公文不得存在二級單位或職能部門 和個人手裡。
第八條“兩辦”收到的上級各類文件、函電，登記、提出擬辦意見和轉出的時間最長不超過一個半工作日，學校領導閱批時間最長不超過兩個工作日，職能部門辦理時間最長不超過1周。凡是急件均須即到即辦，需上報的視情況提前3——7天送“兩辦”核稿。
第九條學校領導對公文的審批應當簽署的明確意見。需幾個部門共同辦理的，要署明主辦單位。承辦單位應當抓緊辦理，不得延誤、推諉。屬幾個部門聯合承辦的文件，會辦單位應積極配合，如學校領導批示的意見沒明確主辦單位，一般由排在首位的單位負責牽頭辦理。
凡需辦理的文件，因特殊情況不能按時辦妥的，承辦單位應當及時報告“兩辦”，並函（電）告來文單位。文件辦畢，主辦單位要向批文的學校領導彙報處理結果，並在文件辦理欄內註明。
第十條凡需傳閱辦理的文件，一律由“兩辦”文秘人員負責分送或通知有關人員閱讀，不得橫傳。傳遞秘密公文，必須採取保密措施，確保安全，機密以上密級的公文不得利用 計算機、傳真機傳輸。
第十一條上級行政機關的密級公文，除絕密和註明不准翻印外，經院長或黨委書記或“兩辦”主任批准，可以翻印。翻印時應註明時間、份數和印發範圍。密碼電報不得翻印、複製，不得密電明復、明電密電混用。
第三章 發文辦理
第十二條發文辦理指制發公文的過程，一般包括擬稿、會簽、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發等程序（見附件一）。
（一）凡以黨委或學校名義發文，由主辦單位擬稿，且需經主辦單位領導和“兩辦”文秘人員雙重審核，並由“兩辦”主任複核，再由學校主管領導簽發。屬綜合性的和重要的公文，由學校正職領導簽發，正職領導不在家時，由主持日常工作的副職領導簽發。經學校領導授權，“兩辦”主任可代簽發以學校或黨委名義發出的一般事務性的文件或函電。
校級文件的印製，由主辦單位將文稿及軟盤送院長辦公室機要文印室印製，主辦單位責核對。
（二）凡內容涉及兩個或兩個以上單位業務的公文，主辦單位應主動與會辦單位協商，由處室負責人會簽。一般情況下，應在對發文取得一致意見后再呈學校領導簽發。如確有重大分歧意見，無法在處室間協調解決的，可由主辦單位或“兩辦”將分歧意見列出，連同文稿一併送學校領導審定。
（三）凡向上、對外發文必須以學校或黨委名義。“兩辦”、紀委、監察處、審計處、工會、團委等單位按其職能特點，也可對外發文，但必須經學校主管領導簽發。其他單位一般只可對內發文。機關處室、二級學院（系、部）對內發文也必須經學校主管領導批准，其文件由發文單位負責印發。
四、部門間可聯合發文。聯合發文的單位均應署名，並由主辦單位負責起草，辦理會簽，編主辦單位文號，由主辦單位的主管校領導審定簽發，主辦單位負責印發。
第十三條文種選擇。《國家行政機關公文處理辦法》規定，公文有命令、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批複、函、會議紀要等12類13種，要根據公文的內容進行選擇。各文種的適用範圍按《國家行政機關公文處理辦法》第二章（見附件二）。
第十四條公文字號的編寫及主題詞的確定。學校公文的發文字號包括學校代字、年份、序號、如“MM學院黨〔200×〕 ××號”、“MM學院〔200×〕××號”。處室發文字號是在學校代字后加處室代字、年份、序號。如人事處發文字號為“MM學院人〔200×〕××號”。學校黨政公文分別由“兩辦”負責編號，並根據中央辦公廳、國務院辦公廳和國家教育部確定的公文主題詞使用規定編寫主題詞。機關處室、二級學院（系、部）發文可編寫本單位的發文字號，幾個單位聯合發文的，只用主辦單位的發文字號。
第十五條行文關係處理
（一）學校向上級行文，一般不直接發送給該上級的下屬單位。如需向有關處室請示或報告工作，也須將文件報送至該處室的主管部、廳（業務聯繫和上級部門要求的除外）。學校與平級機關或不相隸屬的單位聯繫工作，行文時一般用“函”。
（二）向上級的請示，不要同時抄送下級單位；向下級單位的重要行文，應當抄送直接上級單位。
（三）“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關。如需同時送其他機關的，應當用抄送形式。除領導直接交辦的事項外，“請示”不得越級，不得直接送領導者個人，更不要同時報送幾位領導同志。
報告中不得夾帶請示事項。
（四）機關處室、二級學院（系、部）向校內發文時，除發主送單位外，要抄報校有關領導，需要時，也可抄送校內有關單位。給學校的請示、報告應送“兩辦”，按辦文程序辦理。
第十六條公文草擬、核稿、審批要求
（一）草擬公文應當做到：
1、符合黨和國家的方針、政策、法律、法規及有關規定。如提出新的政策規定，要切實可行，並加以說明。前後發文的內容不能互相矛盾，如有矛盾，應說明以哪個文件為準；下級發文不能違反上級發文的有關規定。
2、情況要確實，觀點要明確，條理要清楚，文字要精鍊，書寫要工整，格式要準確，篇幅力求簡短。
3、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。日期應當寫具體年、月、日。
4、結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。
5、須使用國家法定計量單位。
6、用詞用字準確、規範。文內使用簡稱時，一般應當先用全稱，並說明簡稱。引用有關文件時，先引文件題目，后引發文字號。公文中的數字，除部分結構層次序數的詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語名中作詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。
7、要使用學校發文稿紙，並按稿紙格式要求逐項填寫清楚。書寫所用筆墨必須符合存檔要求（即不能用鉛筆或元珠筆）。不得在稿紙裝訂線外書寫。
（二）審核公文的重點：是否需要行文，是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法規和有關規定，是否需要與有關部門協商、會簽，文種使用、文字表達、公文格式是否符合本辦法和《國家行政機關公文處理辦法》的有關規定。
（三）領導人簽發公文的意見應當明確，署名要署姓名全稱及簽發時間。所用筆墨也應符合歸檔要求。
第十七條公文格式、印製、繕印的要求
（一）制發公文，要符合《國家行政機關公文處理辦法》第三章《公文格式》的要求（見附件二）。 （二）公文印發前要按公文簽發稿認真校對（校對人要在文稿上簽字以示負責），重要公文用章前要複核，保證發出的文件無差錯。[JP]
（三）公文印製要清晰、整潔，並嚴格按規定數量印製。印製部門不得隨意多印、自行發送、留用，密級內容不得外傳。
（四）印製好的校級公文，由“兩辦”蓋章，機關處室、二級學院（系、部）的公文蓋各自公章。
第四章 公文歸檔和銷毀
第十八條公文（含接收上級公文和發送學校公文）辦理完畢，應當根據《中華人民共和國檔案法》和原國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》以及我校的有關規定整理立卷，定期移交綜合檔案室保管。上級黨政文件和學校黨政發文分別由“兩辦”負責；機關處室、二級學院（系、部）發文，由發文單位負責；聯合辦理的公文，原件由主辦單位負責，其他單位保存複印件。立卷工作應在綜合檔案室指導下進行。學校及機關各處室、二級學院（系、部）發文，都須留存簽發稿及正件（包括附件）一式二份，作立卷歸檔用。
第十九條公文移交綜合檔案室后，由綜合檔案室負責歸檔保管。
第二十條沒有存檔價值的公文，按本校制定的《檔案材料的鑒定和銷毀制度》及《檔案文件材料鑒定銷毀程序》進行銷毀，保證不丟失、不漏銷。
第五章 附 則
第二十一條本辦法由院長辦公室負責解釋。
第二十二條本辦法自發文之日起施行，其他有關公文處理的規定，與本辦法不一致的，以本辦法為準。