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公司接待管理制度

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  一、總則

  (一)為使公司接待工作有所遵循,特制定本制度。

  (二)本制度適用於公司基地接待工作。外駐機構及總部接待工作另作規定。

  (三)行政辦公室負責制度解釋。

  二、接待事務分類

  A類:貴賓接待。指公司領導重要客人公司重要客戶、外賓及參觀團或地方政府部門的接待。

  B類:業務接待。指營銷客戶的接待。

  C類:普通接待。指一般來客的接待。

  三、接待場所管理

  (一)公司基地設三個接待處所:文化苑用於貴賓接待,商務室用於業務接待,休閑廳用於普通接待。

  (二)其它場所除總經理室外一律不得用做接待場所,待客必須在指定處進行。

  四、接待職責分工

  (一)接待工作是公司窗口式工作,對於塑造企業良好形象、實現“先賣企業后賣產品”營銷策略目標,具有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視且規範操行。

  (二)接待內容包括:迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下:

  1.接待中心:提供一般接待良好環境的保障及備品準備,協理貴賓室、商務室定時進行“一般”清掃工作。

  2.警衛值班:提供安全保障及來客導入。

  3.總台文員:提供信息溝通保障及調度控制和來客記錄,安排來客食宿。

  4.經辦部門:負責接待洽談並陪同始終。

  5.秘書:管理貴賓室、商務室、負責招待服務並陪同洽談及參觀介紹

  (三)辦公室主任對接待工作負有全面責任。

  五、接待方式

  (一)貴賓接待:秘書迎接來客於文化苑入座,公司領導陪客接待,以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果方式招待,如須就餐由公司領導或指定專人陪同安排於公司或酒店就餐,必要時安排北京市裡酒店就餐。

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  (二)業務接待:營銷部門主辦人員迎接客戶於商務室洽談,文秘員陪同並服務,以煙茶、飲料、糖果方式招待。原則上安排工作餐,由秘書服務、營銷經辦人陪同。如須安排外出就餐,由營銷部長或指派人員陪同。

  (三)普通接待:業務部門接待並服務,以普通香煙、白開水方式招待,由部門指定人員陪同於餐廳就餐。

  八、接待規則

  (一)接待一般程序

  警衛值班詢清來由后指導路線並通報總台

  總台文員禮貌詢問后讓座於休閑廳並通報接待部門及服務人員

  接待經辦人員請來客到專門接待室

  接待洽談,總台安排食宿

  相關人員禮貌送客

  (二)接待禮儀要點

  1.接待人員須嚴格遵守公司相關規定,不準有任何越格行為發生。

  2.總台文員於接待進行時,須密切注視接待動態,做好控制指揮工作,保證規範進行。

  3.接待過程中迂有來客提出辦理限制事宜,須婉言解釋。

  (三)接待用品準備

  1.通用備品:煙及配套用品、水及水具、雜誌、便箋及鉛筆等。

  2.特殊備品:文化苑速溶咖啡、夏季冷飲、茶品及專用茶具、水果等;商務室夏季飲料及糖果。

  3.備品採購:依物資管理制度進行,秘書辦理採購。

  (四)環境標準

  1.物品擺放整齊,且表面無灰塵;

  2.地面乾淨無臟物,空氣流通清新;

  3.室溫適度,燈光合適,電視調好;

  4.備品齊全。

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  (五)參觀規定

  1.決定參觀須請示辦公室主任批准。

  2.參觀介紹以秘書為主,接待部門配合。

  3.非經總值班批準不準入室參觀和拍照生產場所。

  4.參觀進行時,原則上介紹者在先、接待經辦在後。

  5.參觀所到之處,作業人員須集中精力做事,不得東張西望,更不許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。

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