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對做好辦公室工作的一點理論思考

白雲飄飄範文網 編輯:小景

  對做好辦公室工作的一點理論思考

  辦公室是一個單位的綜合部門,是承上啟下、聯繫左右、協調各方面的中心樞紐。辦公室工作對本單位的全面工作有舉足輕重的作用。隨着改革的進一步深入,各機關單位所承擔的任務日益增多,同時對辦公室工作的要求也越來越高。在開展深入學習實踐科學發展觀和"作風建設年"活動中,最近就如何更好地做好辦公室工作進行了一點研究和思考。

  一、認清辦公室工作的主要職能,是做好辦公室工作的前提和基礎。

  從總體上說,辦公室的工作任務包括:辦文、辦會、辦事、參謀、協調、人財物管理等方面內容。其主要職能為:

  (一)管理職能。辦公室的管理職能,是指運用行政的手段來管理本單位的事務。主要包括1、公文管理,即辦公室負責公文的收發、傳遞、催辦、機要、檔案等各個環節的具體事宜;2、事務管理,如財務管理、會務接待、值班工作、保密工作、汽車使用管理、採購設備和物品等工作。管理職能是一個單位各項工作能夠正常運作的重要保障。3、日常工作運行管理,如上傳下達,安排落實具體事務,完成上級部門和本級領導交辦的工作等。

  (二)綜合協調職能。綜合協調功能是辦公室的重要職能,它是指為了完成特定目標而使不同單位、部門、個人之間相互配合、協調一致的職能。它既要協調本機關外的關係,包括與上級、與兄弟單位、與基層的關係;又要協調機關內的關係,包括與領導、與各處室、與下屬單位、與各位員工的關係等,通過協調使各項工作達到統一步調合理安排。

  (三)服務職能。辦公室服務職能的主要內容包括:為領導服務、為機關服務、為基層服務,就是通常俗稱的"三服務"。為領導服務,主要是指辦公室工作人員是領導的助手、要參與政務、辦理事務等;為機關服務,是指為機關內部各部門服務,辦公室要積極主動提供服務,及時解決問題;為基層服務,主要是指為下級單位、基層和群眾服務。"三服務"至關重要,缺一不可。

  (四)參謀職能。辦公室要發揮參謀作用,積極為領導出謀獻策,這是領導決策民主化、科學化的迫切需要,也是新時期賦予辦公室的一項重要任務。參謀工作主要包括以下內容:一是通過各種現代化手段為領導決策搜集提供各種信息;二是協助決策,發揮助手作用。

  二、堅持辦公室工作的原則,是做好辦公室工作的關鍵。

  辦公室工作千頭萬緒,樣樣工作都很重要,要做到辦公室工作少出差錯、高效運作,需要把握以下幾項重要原則:

  (一)擺正位置原則。要擺正位置需要處理好兩個關係:一是參謀與決策的關係。辦公室作為聯繫上下左右、前後內外的橋樑,平時應當了解上級精神,掌握工作重點,及時主動地為領導提供各種真實、有用的信息,想領導之所想,謀領導之所思,大膽積極地提出建議,作出"怎麼辦"的預案,為領導全面分析問題、正確進行決策服務。但是,在為領導出謀獻策時,要把握分寸、注意適度,不能把自己的意圖強加於領導,不能片面理解領導的指示,斷章取義,更不能代替領導決策,假傳"聖旨"。二是用權與越權的關係。辦公室工作繁雜、瑣碎。根據其職能,對一些具體事務,辦公室有權處理。但是,對一些關係到全局性工作,涉及到領導的政務活動,以及財務、上級領導機關的要求等,必須及時向領導請示報告。

  (二)輕重緩急原則。由於辦公室涉及的事項眾多,先做哪一塊,后做哪一塊,要認真的把握。凡事總是有先後、有輕重、有緩急的情況。所以,辦公室在協調這些關係中,應當根據情況,全面分析,看清利害關係,作出正確判斷,急事爭辦,緩事緩辦,特事特辦,重要的事情先辦,全局性的工作先做。有些事情不要按部就班,不能等,更不能拖,該加班的就加班,要注意把原則性與靈活性有機地結合起來,從而科學安排時間,提高辦事效率。

  (三)服務到位原則。服務是辦公室工作的出發點,也是辦公室工作的歸宿。辦公室在執行服務職能時,一定要到位,需要注意以下幾點:一是應由被動服務轉變為主動服務。二是在一視同仁的原則下充分體現為領導服務的重要性。要做到領導工作涉及到哪裡,辦公室的工作範圍就要延伸到哪裡。三是必須"事無巨細"。這就是要求辦公室無論任何事,都要認真對待及時處理,做到大事不丟,小事不漏,事事有回聲,件件要落實。

  (四)"剛性"管理原則。辦公室管理日常事務,就必須嚴格按照規章制度執行,這制度就是"剛性",不得隨意變更,不以人廢,也不以人存,更不能夠與自己"相親"、"相熟"的人就執行制度寬,對其他人就執行嚴。所以執行制度,無論是領導還是一般幹部職工,都必須是"剛性"的,不得違反。只有"剛性"的管理,管理才能夠到位,工作的目的才能達到。

  (五)協作配合原則。辦公室作為領導的參謀部,要協助領導推動各項任務的完成,做好出謀劃策和組織管理工作,辦公室各工作崗位和每個工作人員之間的協作配合尤其必要。沒有這種協作配合,就不可能發揮辦公室的整體功能,難以制定出好的行動方案。

  (六)按程序辦事原則。辦公室工作涉及領導和全局,所以在工作中必須講規定、按程序,不能越位,不能隨意。否則會造成矛盾和漏洞。

  三、提高辦公室自身建設,是做好辦公室工作的保障。

  辦公室的工作,條塊頭緒多,工作繁雜,聯繫性強,這就要求辦公室工作人員不但要有良好的服務意識、吃苦耐勞的精神,還要有樂於奉獻的崇高思想境界。同時,內部要團結統一,分工不分家,相互支持配合,同心同德才能順利完成任務。加強辦公室自身建設需要:

  (一)辦公室工作人員要不斷提高自己的綜合素質和工作水平。為適應辦公室工作需要,辦公室工作人員除具備較高的政策水平,豐富知識之外,還應當做到:政治可靠,人品第一,扎紮實實,任勞任怨。這就要求辦公室工作人員一要不斷地加強理論和業務的學習和交流,提高自我政治素養和業務水平。二要在實際工作中鍛煉,在實踐中提高工作水平和辦事能力。三要不追求名利,有忘我的精神。

  (二)要合理分工,制定規範、科學的工作程序。辦公室工作要從實際需要出發,合理分工,適時地調整人員結構。要明確分工職責,充分發揮各職能崗位的作用,使每個崗位的工作人員各司其職,各盡其責,使內部運轉方式和管理方法建立在科學的基礎之上。對過去長期積累下來的經驗以及相沿成習的工作程序和方法,應當根據新形勢和新任務的要求加以重新認識,從而形成一套規範化、科學化、制度化的工作程序和工作方法。

  (三)積極改善辦公條件和服務手段。做好辦公室工作,我們不能滿足於傳統的手工作業方式,而應當隨着社會的發展,根據財力、物力的寬裕程度,配備良好的辦公用具和現代化通訊設備,以便高質量、高效率地做好服務工作。因此,要求辦公室的工作人員要學會操作和使用先進辦公設備,學會現代管理知識,具有不斷進取的創新精神。

  農工委辦公室作為我單位的中心樞紐,"牽一髮而動全身",其工作的好壞直接影響到全委工作目標的實現,所以作為農工委辦公室的工作人員當前要緊緊圍繞市委、市政府、農工委的中心工作,將"學習科學發展觀"和"幹部作風建設年"的理論和要求滲透到各項工作當中,協調全局、嚴格管理、熱情服務,推進辦公室工作取得扎紮實實的成效。



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