首頁>演講稿>公眾演講>淺談如何做好機關辦公室工作

淺談如何做好機關辦公室工作

白雲飄飄範文網 編輯:得得9

  隨着公司機關機構改革的不斷深入,公司機關中除個別部門設有單獨的辦公室外,其它絕大多數單位都沒有單獨設立的辦公室。沒有了辦公室的設置但並不是說沒有了辦公室的工作了。相反對辦公室的工作提出了更多、更新、更高的要求,如何搞好辦公室的工作,作為一個從事辦公室工作不久的新手,筆者提出一點個人看法,以期拋磚引玉,為共同搞好辦公室的工作,為公司的改革發展提供服務、為基層單位提供服務。

  一、要想做好辦公室工作,就要仔細研究辦公室的各項職能

  辦公室是一個部門不可缺少的重要部門,之所以重要是因為辦公室具有管理服務、綜合協調、監督指導、參謀諮詢等多項職能。這些職能發揮得好壞,對部門的全局工作有着直接的、重要的影響。

  管理服務職能是辦公室工作的重要組成部分。其內容主要包括以下幾個方面:一是公文管理,即辦公室負責公文的收發、傳遞、催辦等各個環節的具體事宜;二是事務管理,如會議的安排,會場的布置,接待上級和兄弟單位的來人;辦公室的值班、保衛、通訊聯繫,單位的辦公環境管理等;三是信息處理,即利用計算機網絡等各種現代化手段,為辦公自動化服務;四是搞好服務,即為保證部門的中心工作而提供全方位的物質和精神兩方面的服務。

  綜合協調職能有如下內容,一是統一步調,切實保證領導班子的正確決策能夠認真貫徹落實;二是化解矛盾,即在單位局部利益發生衝突及局部利益與全局利益發生衝突時,進行協調,進而化解矛盾;三是合理安排,協助領導班子安排好決策實施過程中的人和事,將矛盾解決在萌芽之中。

  監督指導職能是指對工作人員的檢查、考核、督促和指導,其目的是使他們迅速、準確、有效地完成決策目標,其主要內容:一是監測工作進度,檢查工作質量;二是督辦;三是排憂解難;四是通過傳達、制訂有關方針政策及做出解釋進行指導。

  參謀諮詢職能辦公室要發揮參謀作用,積極出謀獻策,這是領導決策民主化、科學化的迫切需要,也是新時期賦予辦公室的一項重要任務。參謀諮詢工作主要包括以下內容:一是通過各種現代化手段為領導決策搜集提供各種信息;二是協助決策,發揮參謀、助手作用。

  研究辦公室的職能內容,對於我們明確辦公室的職責和權力,做好辦公室工作有着十分重要的意義。

  根據辦公室職能的要求,辦公室應有一批政治素質與業務素質都過硬的隊伍。辦公室人員要不斷學習,提高自身素質,這樣才能適應辦公室工作的需要。

  二、如何做好辦公室的工作

  我認為,要做好辦公室工作,應做到“一實”、“一快”、“一博”、“兩勤”、“三心”。

  “一實”、即求實。辦公室工作,無論是辦文,還是辦事,都要從實際出發,實事求是,對症下藥。就是工作人員作風要踏實,不弄虛作假,不可無中生有,不能搞形式主義,不做表面文章,自覺實事求是。

  “一快”,即辦事要快捷,好中求快,快中求好,努力提高工作效率。辦事拖拉,作風疲沓,時間觀念不強,是影響工作效率的主要因素。辦公室的工作人員必須牢固樹立時間觀念、效率觀念,增強只爭朝夕的緊迫感和責任感。切實做到當日事當日畢,急事急辦,特事特辦,及時完成領導交辦的工作。

  “一博”,即博學。辦公室工作千頭萬緒,涉及面廣,標準高,要求嚴,這就需要辦公室人員必須具備廣博的綜合性知識和社會常識。要做到這一點,沒有捷徑可走,必須勤學苦練,博採眾長,使自己成為“雜家”,成為複合型人才。只有知識積累多了,知識面寬了,理論功底厚了,才能提高“謀”的層次和質量。

  “兩勤”,即腿勤、口勤。辦公室人員應經常到各部門走走,遇事多問問,有用的資料多記記,別人的意見多聽聽,做到心中有數,這樣做起工作來才能得心應手。

  “三心”,即耐心、專心、細心。服務是辦公室的一項重要工作,做服務工作一定要耐心,要有禮貌,熱情周到,不擺架子,盡量讓人滿意。做工作時要專心,不能三心二意,要仔細研究,能夠深入進去。平時工作中還要細心,多觀察,多思考,自覺找工作中的漏洞和不足,以不斷改進。

  三、處理好關係到辦公室工作的“四個關係”

  一是處理好“專”與“博”的關係,既要成為辦公室自身業務的行家,又要了解各類知識,做到博學多藝。

  公司機關機構改革后多數單位實行的是黨政辦公室。這種情況下辦公室的“專”,是說自身業務,諸如在公文寫作、黨政事務、文檔統計等方面應是相對的專家,應在本單位起主導和諮詢中心的作用。說“博”,是指在與企業事務有關的其它方面的知識,諸如預算管理、人力資源管理與開發、醫改、房改,乃至企業所在地的人文地理、政策環境等,也必須涉足其中,不能當門外漢。某種意義上說,辦公室人員的“博”本身就相當於職能部門的“專”。這樣,才能達到辦公室工作不僅僅是秘書功能,而且是拳打腳踢的全能。   二是處理好“動”與“靜”的關係,既要在忙忙碌碌中憑藉自身能力、素質做好每一件事,更要注意事後的反思。

  誰都知道辦公室事務性工作多,其實就是每天在辦事、辦會、辦文中度過。這“三辦”使辦公室在“動”中忙碌不堪。但事情都是人辦的,辦公室人員的素質是工作質量的第一要素。工作成效如何,往往是為人處事能力的真實寫照。古人講的“先做人後做事”就是這個道理。我們雖然做不到孔子所言的“吾日三省吾身”的要求,但也要學會在“動”中幹事,在“靜”中總結提高,使自己的知識、技能、性格、能力、品格素質適應辦公室工作要求。學會做人,做事就可能事半功倍,有時甚至達到“四兩撥千斤”的效果;反之,事倍功半,吃力不討好,還可能招來非議。

  三是處理好“虛”與“實”的關係,既要虛事實做,又要從實事中抽象理性的東西。

  作為黨政合署辦公的辦事機構,承擔黨務、紀檢、精神文明建設、工會、指導群眾組織開展有關活動等工作。有些事看起來很虛,但將虛事做實,就容易贏得黨員和職工的理解、支持、參與。如近些年開展的職工體檢、工會、團委系統開展的活動等。作為企業行政辦事機構,面對企業管理上的實事要學會從中抽象出規律性的東西。如實紀錄過去不是辦公室的主要工作,而要達到一種“重要的不是事實,重要的是對事實的理解,是如何對新的事實作新的理解。”的較高境界。

  四是處理好“忙”與“閑”的關係,既要忙而不亂,又要在相對輕鬆時注意平峰填谷。俗話說文武之道,一張一弛。忙與閑都是相對的,辦公室工作不應總是顯得忙,像是一條沒有彈性的直線,而應是一條有張弛有度的曲線。一是要加強工作的預見性,每年的工作會、職代會的材料可以預知的,其它工作盡量避免和可以預見的工作撞車。平時多觀察、多積累,有事就不用臨時抱佛腳。二是要分清主次,要以主要精力、干好最重要的工作,用放鬆大腦時間處理大量的一般性事務性工作。

  四、如何使辦公室工作更上一個台階

  作為一個綜合辦事機構,辦公室主要負責公司的上傳下達、綜合協調、內外溝通、內部行政管理等事項,是服務領導、服務基層的窗口,是部門能否有效開展各項工作的關鍵,從事辦公室工作責任重大。我認為有兩點特別重要。

  第一、銳意進取,不斷加強自身學習,提高業務能力。

  辦公室人員是部門領導的左膀右臂,直接影響到領導的工作效率。不僅工作態度要好,善於處理各方面的關係,而且自身的能力、水平要高。要做一名優秀辦公室管理人員,首先要發揮主動性和積極性,不要像個鬧鐘,扭一下,轉一下,有問題要自己尋求答案;其次要有較強的組織和表達能力,多思考,說話、做事要有分寸,又要有水平;最後要有耐心。辦公室工作很繁雜,有時好比是七個壺七個蓋,你要同時保證每個茶壺上都有一個蓋。比爾.蓋茨說過,“辦公室人員要能勝任公司的各種複雜的工作而不厭其煩”。因此,必須不斷學習,提高自身的業務素質。

  第二、堅持不斷創新,逐步完善工作機制,反對因循守舊。

  創新是辦公室工作的持久動力。辦公室工作要善於找到和找准全局工作的突破口,在創新上下功夫。辦公室工作包羅萬象,消防長安工程、治安管理、部門方針目標、勞資、人事的、教育培訓、規章制度制定和執行等等,制高和創新點很多,關鍵是要不斷解放思想,勤于思考,勇於實踐。

  一是思維觀念要創新。思想是行動的總開關。思想保守,觀念守舊,辦事過於謹小慎微,那麼講創新,也就只會是空口號;想有為,也不可能有大作為。所以必須解放思想,只要是符合“三個代表”的要求,只要能更好地促進辦公室工作,就要敢於突破陳規,破除一些不適合形勢發展的舊框框,放開手腳去干。

  二是制度建設要創新。沒有規矩,不成方圓。有了制度必須執行,一令既出,雷打不動。唯有如此,制度才有權威,人們的工作、言行才有約束。制度是人定的,隨着形勢的發展,也應不斷健全完善和創新,絕不可能一成不變。在制度建設創新中,特別應當高度重視激勵約束機制的創新和落實。有功不獎,或獎而不當,就會挫傷人的積極性,自我鬆懈;有過不罰,或罰而不準,就會使人產生惰性,無所顧忌。如此一來,雖有重律

  ,僅同空文。所以,制度建設要創新,更要重視創新后的落實。評價制度創新的標準不在於制定得多麼細,多麼具體,而在於是否緊扣工作需要,堵塞管理上的漏洞,是否真的達到了按章辦事、獎勤罰懶的效果。

  三是服務方式要創新。辦公室是一個純服務部門,不能只滿足於日常的服務,服務方式也必須創新。要多考慮如何更好地創新管理,開源節流,加強基礎設施建設,保證辦公室正常高效運轉。同時,參謀要參到點子上,既要想領導之所想,又要超前思考,想領導之未想,從淺層次的被動服務中向深層次的主動服務轉變,事前、事中、事後都要主動介入,緊扣領導的思路、想法、指示等加以完善和細化,力爭提供可借選擇的方案讓領導決策;同時既要考慮一項決策帶來的正面效果,又要考慮可能產生的不利因素,經常深入基層,調查研究,總結成績不誇大,反映失誤不縮小,為領導科學決策提供準確的依據,提高領導對參謀意見的選用和參謀建議向決策的轉化率,不斷提高服務質量。協調要協調到面上,形成合力。要全面權衡利弊,緩解利益衝突,使有關各方面形成共識,達成可接受的方案,調動方方面面的力量,凝聚合力,共同干好工作。督查要一抓到底,推動重大決策見實效,為群眾謀利益。



淺談如何做好機關辦公室工作 標籤:辦公室工作 辦公室主任 黨委辦公室 我要做好孩子 黨務工作