1 目的
為強化公司辦公自動化系統的管理，確保系統各功能有效運行，信息及時處理和反饋。對電子公文準確、規範、安全、及時地進行處理，提高工作效率。
2 適用範圍
本規定適用公司內部各單位、解放經銷商、服務站辦公自動化系統的管理。
3 術語和定義
電子公文：電子公文是指在企業管理過程中所形成的具有行政效力和規範體式，能被計算機處理、拷貝、存儲和現代數據通信技術傳遞的公務文書如：（決定、決議、指示、請示、批複、通知、通告、通報、報告、會議紀要、專題會議紀要、公函等）。文秘部落
4 職責
4.1公司辦公室是公司辦公自動化系統的管理部門，對公司辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核公司辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。
4.2公司電算室是保證公司辦公自動化系統正常運行的系統維護部門，對公司辦公自動化系統能否正常運行負責，並負責對永久保留的信息備份工作。
4.3人力資源開發室負責人員流動、用戶變更信息的及時提供。
4.4網絡室是解放經銷商辦公自動化系統的管理部門，對解放經銷商辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放經銷商辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。
4.5服務管理部是解放服務站辦公自動化系統的管理部門，對解放服務站辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放服務站辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。
5 管理要求
5.1 電子公文管理規定。
5.1.1 電子公文與紙質公文關係。
5.1.1.1各部門須指定專人負責辦公系統管理，按紙質公文辦理程序處理電子公文。
5.1.1.2電子公文行文關係，與紙質公文的行文關係相同。
5.1.1.3除特殊註明外，電子公文與紙質公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。
5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質公文基本一致，包括：公文版頭、秘密等級、發文字號、簽發人、公文標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報抄送機關、附件等。
5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發文辦理，其工作流程與紙質公文工作流程基本相同。
5.1.2上機操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令，並保守秘密，在系統中不得從事與工作無關的活動，系統用畢應及時退出該系統。上機人員調離工作崗位應及時通知辦公室和電算調整業務流程、更改用戶設置。非辦公系統中註冊的人員不得上機操作或瀏覽。
5.1.3 對機密級以上（含機密級）的文件和篇幅較長的轉發附件，仍以紙質方式發送，但要形成簡要說明，進入業務流程，批複工作仍在辦公系統中進行。
5.1.4 使用人員要在每個工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看"待辦事宜"，並簽署意見。
5.1.5國家秘密級以上（含秘密級）和集團公司機密級秘密公文不得以電子公文形式在網上傳遞。
5.1.6各部門在收到電子公文後，有必要複製成一份（經發文機關批准可複製成多份）紙質公文，應需在所複製成的紙質公文右上角加蓋複製專用章（電子公文複製專用章圖樣附后）註明複製單位、日期、份數，然後繼續辦理的其他程序。所收到的相同紙質公文應作為備份存檔。
5.1.7 電子公文處理和存儲，必須採用專用的計算機和存儲設備，由收到電子公文的人員負責管理，確保有關設備的安全。
5.1.8 電子公文介質[硬（軟）磁盤、磁帶、光盤等]應按下列要求管理：
5.1.8.1 電子公文介質的使用和保存，等同紙質公文的使用和保存。
5.1.8.2 電子公文介質的維護和維修，由公司電算室負責。
5.1.8.3 電子公文介質的銷毀，等同紙質公文的銷毀，須進行登記並由兩人監銷，確保不漏銷、不丟失。
5.1.9用戶認證管理。
5.1.9.1用戶密碼方式：用戶首次登陸時系統強制更改密碼，日常要求每隔1個月修改用戶密碼。
5.1.9.2建議系統採用電子身份認證卡確保系統的安全。
5.1.10用戶管理。
5.1.10.1用戶重新審核：將現有的OA用戶按部門列表由用戶所在部門領導簽字確認。
5.1.10.2新用戶申請程序：新增用戶由本人填寫新增(變更)用戶表（附后），本部門領導簽字后，到人力資源開發室蓋章確認，由電算室創建用戶。
5.1.10.3用戶權限變更：當對用戶權限有特殊需要時，請填寫用戶權限變更表（附后）。
5.1.10.4用戶變更：人員流動時，由人力資源開發室填寫用戶新增（變更）表（附后）提供給電算室，由電算室對這些用戶變更所屬部門。
5.1.10.5用戶註銷：人員調離，退休、退養、離職時，由人力資源開發室填寫用戶註銷表（附后）提供給電算室，由電算室註銷用戶。
5.1.11用戶組管理。
5.1.11.1用戶群組重新審核：將群組名稱及群組成員列出后，由各主管部門重新審核。
5.1.11.2新用戶組申請程序：由使用部門填寫用戶新增（變更）表（附后），與電算室協商創建。
5.1.11.3用戶組的日常管理：用戶組由電算室進行日常維護。
5.1.11.4用戶組信息的發布：為方便查詢各用戶組包含的成員，電算室將每隔一個月在通知公告中發布用戶組信息。
5.1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對模塊中的文檔進行維護。
5.1.13系統操作要求。
5.1.13.1要求每天早8：00打開OA辦公系統，下班時觸發按鈕，形成的信息由各部門專人管理並與考勤掛勾。
5.1.13.2上班期間每隔一個小時查看一次最新信息。
5.1.13.3各模塊的主管理單位負責及時更新信息。
5.1.14信息管理要求。
5.1.14.1電子郵件系統：要求經常清理，保證郵件佔用空間小於100M。
5.1.14.2通知公告、留言板：文檔保留一個月時間，超期後由電算室對文檔進行刪除。
5.1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理：由辦公室對文檔進行維護。
5.1.14.4政策法規、經濟責任制：由企管辦對文檔進行定期維護。
5.1.14.5信息發布、信息收集：由指定部門的專人負責維護。
5.1.14.6對於永久保留的信息由電算室負責備份。
5.1.14.7重要信息主管理部門要自已備份
5.2經銷商電子公文管理規定。
5.2.1每家經銷商一個用戶名，由專人管理與使用，用戶名和密碼要有兩人知曉，避免人員調動，其他人不能登錄。
5.2.2上機人員調離工作崗位，新的操作人員應及時更改用戶設置。
5.2.3上機操作人員必須熟記用戶名和密碼，並保守秘密。
5.2.4上機操作人員在系統中不得從事與工作無關的活動，系統用畢應及時退出該系統。
5.2.5不許將IE瀏覽器設置成“表單自動提示密碼”。
5.2.6上機人員不得在郵件系統中向所有用戶群發郵件，一經發現，作為劣跡記入經銷商綜合考評。
5.2.7使用人員要每日登錄系統，至少保證早、晚各一次，並及時將一汽貿易總公司的有關信息通知到相關人員。
5.3服務商電子公文管理規定。
5.3.1外來公文進行登記、處理，在收文流程中處理，例如：一汽網上公文、服務通報、月報審核通知及其它形式的文件等。由服務站資料員負責管理流程。
5.3.2服務站內部制定的公文，需按流程辦理且歸檔，在發文流程中辦理。由服務站資料員負責管理流程。
5.3.3信息采編用來從各種媒體採集各種相關信息，經篩選整理編輯后形成各種主題刊物，進行發布。例如：質量信息反饋、重大質量問題彙報、用戶信息、索賠申請、市場信息等。主要由持有一汽貿易公司頒發的培訓上崗證的服務經理、鑒定員、資料員負責。
5.3.4公共服務為各服務站提供資料和服務，資料內容由服務管理部整理更新后供查詢、使用。
5.3.4.1服務系統通訊錄，供服務站使用，主要由貿易公司電算室負責。
5.3.4.2服務信息通報、月報審核信息每月由服務管理部進行編寫，以供服務站查看。
5.3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料，例如：新車型信息、產品改進信息、零部件信息、故障編碼、保用標準等。主要由服務管理部負責。
5.3.4.4電子公告板用於發布各類公共信息和通知等，各服務站均可發布。
5.3.5直接發送電子郵件主要是用於小範圍內的信息溝通。
5.3.6關於磁盤上機使用的規定。
5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購回的磁盤，必須由有關服務站站長同意並經服務站計算機管理人員作病毒檢查后，方可上機使用。
5.3.6.2外單位人員來服務站上機時，所帶磁盤必須由服務站站長同意，經作病毒檢查確認無病毒后，方可上機使用。
5.3.6.3發現病毒時，操作者不得擅自處理，須經服務站計算機管理負責人查明原因后，責成專人處理。
6相關文件
（無）
7相關記錄及保存期
7.1新增(變更)用戶表 保存期限 五年
7.2用戶權限變更表 保存期限 五年
7.3用戶註銷表 保存期限 五年