1.目的
為了提高公司工作效率，有效降低和節約成本，加快辦公自動化建設，保障文件和各種信息傳遞快捷暢通，根據公司的實際，制定本規定。
2.適用範圍
2.1 本規定適用於集團各部門、各控參股企業、各銷售公司（物流中心）辦公自動化的管理。
2.2 OA系統用戶暫定為集團各部門、各銷售公司（物流中心）工作人員和各控參股企業管理人員。
3.相關部門職責
3.1 集團辦公室負責文件的製作、發送、督辦和少量紙質文件的存檔和上報。發出的電子公文必須具有符合規範的文件頭和文件主體。
3.2集團人力資源部負責配合集團辦公室信息技術處進行OA用戶的註冊和註銷。
3.3 集團辦公室信息技術處負責OA系統操作技術的培訓，OA系統運行設備的維護、管理和電子文檔的保存。
3.4各控參股企業、各銷售公司（物流中心）的部門和人員職責可參照執行。
4.文件發送與接收
4.1集團公司及各部門、各企業下發、上報的各類公文（包括文件、會議通知、公告、簡報、信息等）原則上統一採用辦公自動化系統（OA）發送，特殊情況需要打印紙質文件的報集團或本分管領導批准。
4.2 集團公司的正式文件及其他需要簽發的公文，仍按原流程起草、審核、簽發，統一由辦公室編號、製作、掃描、使用OA發送至收文單位和個人，並根據實際需要打印若干份存檔和上報。
4.3 電子公文應做好登記，並由起草、審核、簽發人簽名。
4.4 所有OA用戶每天上、下午上班后都必須及時登錄OA系統查看文件，並始終使OA系統處於“在線”狀態，確保信息和聯絡暢通。如因出差或出差時間較長，須指定授權的公文代辦人代辦。
4.5 電子文件發送后，工作人員應根據公文的緩急程度對所發公文的接收情況進行檢查，催辦、督辦，發現問題及時與有關人員聯繫。
4.6 集團各部門、各控參股企業、各銷售公司（物流中心）要建立OA系統管理體制，指定專人負責OA系統文件的管理。
5. 用戶註冊和註銷
5.1總部新進符合使用OA系統的人員，由人力資源部在一個工作日內將人員的姓名、單位、崗位等基本資料送交集團辦公室信息技術處，信息技術處應在一周內完成電腦配置和OA用戶註冊。總部OA用戶離職前，須到集團辦公室信息技術處辦理電腦移交及OA註銷手續后，方可辦理離職手續。
5.2各控參股企業、各銷售公司（物流中心）新進符合使用OA系統的人員，由控參股企業、各銷售公司（物流中心）在兩個工作日內將人員的姓名、單位、崗位等基本資料報集團人力資源部，人力資源部備案後送交集團辦公室信息技術處註冊。控參股企業、各銷售公司（物流中心）OA用戶離職前，需報集團人力資源部備案，並由集團辦公室信息技術處辦理OA註銷手續后，方可辦理離職手續。
5.3 集團各部門、各控參股企業、各銷售公司（物流中心）對沒配置專用電腦的OA用戶，要合理安排電腦共用。
6.系統安全與維護
6.1 集團公司和各控參股企業、各銷售公司（物流中心）的網絡服務器在工作時間內必須始終保持在線，OA系統始終保持正常的運行狀態。建立服務器的運行日誌，並保存30天以上。
6.2 集團辦公室信息技術處須指定管理員專門負責文件上傳及系統維護。所有配置信息要由專人保管，注意保密。系統管理員應定期對網絡系統進行殺毒，建立防火牆，防止黑客侵入，確保系統安全。
6.3 密級的文件不入OA系統，按照現有公文流轉方式處理；電子文件嚴格按發文範圍發送，發文範圍的審批仍按集團公司公文管理有關規定執行。
6.4所有OA系統應保管好用戶密碼口令，不得隨意泄漏給無關人員。
7. 文件共享與歸檔
7.1集團辦公室應對公司成立以來的文件進行清理，剔除密級和失效文件外，將所有的實用文件在OA系統上發布，供用戶學習、使用。
7.2 集團辦公室對OA系統上電子公文每年整理一次，刻錄成光盤，存入集團檔案室。
8. 附則
8.1 本規定自2006年1月1日起試行，原有關規定同時廢止。
8.2 在試運行期間，公司除利用OA系統處理文件發送、信息溝通外，還將逐步推行自動化辦公流程，以期實現真正意義上的無紙辦公，加快公司的管理科學化和現代企業制度建設。
8.3 集團各部門、各控參股企業、各銷售公司對在試行中遇到的問題和意見、建議，請及時向集團辦公室反映，以便對本規定進行修改。