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公司備用金管理制度

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  公司備用金管理制度

  為了加強公司對有關部門及各項目部備用金的管理,規範借款行為,提高資金利用效率,夯實成本費用核算,減少資金損失,特制定本制度。

  一、本制度適用於公司各部門及所有項目部。

  二、備用金範圍

  1、採購員零星採購備用金;

  2、個人因公出差零星開支備用;

  3、經常性的零星開支備用金;

  4、項目兼任財務人員備用金;

  5、其他備用金。

  三、實行備用金制度有利於各部門工作人員積極靈活地開展業務,從而提高工作效率,但必須做到專款專用,不得挪用、轉借他人或用於其他用途,一經發現,將嚴肅處理。

  四、備用金借款和報銷手續程序

  1、工作人員需臨時借用備用金時,先到財務部索取“借款單”,財務人員根據實際需要向借款人發放“借款單”,一式兩聯,借款人按規定的格式內容填寫借款單,並按流程辦理簽字手續。財務人員審核簽字后的“借款單”各項內容是否正確和完整,經審核無誤后才能辦理付款手續。

  2、借款人員完成業務后應在三日內到財務部索取“報銷單”,填寫好“報銷單”的各項規定內容,並經主管領導審批后,再將“報銷單”返回財務部,財務人員根據財務制度規定認真審核無誤后,辦理報銷手續。

  3、借款人辦理報銷手續時,財務人員應查閱“備用金”台賬,查明報銷人員原借款金額,對報銷的超支款項應及時付現退還本人,對報銷后低於備用金金額款項的,應讓其退回餘額以結清原借款單所借賬款。

  4、因業務原因長期借用備用金的人員可由財務部根據實際情況核定,撥出一筆固定數額的現金並規定使用範圍;使用部門必須設立專人經管定額備用金,備用金經管人員必須妥善保存支付備用金的收據、發票以及各種報銷憑證,並設備用金登記簿,記錄各種零星支出。

  經管人員必須按月定期向公司財務部申報備用金使用情況,前賬未清,不得繼續借款。對因特殊原因不能按時結算的,須提前向財務負責人說明原因,經財務負責人同意后,方可延期。

  五、備用金額度

  1、採購員借用的零星採購用款,單次不得超過5000元,超過5000元的材料採購,應由供貨方持合法、真實、完整的原始資料,按規定的程序經審核批准后,到公司財務部或項目部財務人員處辦理貨款支付、結算手續。單筆超過10000元的採購,必須按照工程部制度規定,走合同審批程序採購。

  2、員工因公出差借款,按預計出差天數、往返路費、住宿費等支出核定借款額度。

  3、各工程項目備用金,視各項目情況不同,備用金額度暫定為每周1萬—5萬。特殊情況,需由項目經理提前向總經理說明情況,予以審批。

  4、其他借款,根據實際情況核定金額。

  六、備用金使用審批權限

  備用金使用由部門負責人簽字批准,部門負責人為備用金借款的第一責任人。

  七、財務部應當按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、註銷日期建立備用金台賬,按月及時清理。

  八、借用備用金的人員應在兩周內沖賬,對無故拖延者,財務部發出最後一次催辦通知后還不辦理者,財務部有權從下月起直接從借款人工資中抵扣,不再另行通知。

  九、所有各種備用金,必須在年末進行徹底清理,不允許跨年度使用。對因特殊原因必須跨年度使用備用金時,年底必須重新辦理借款手續,並沖銷當年借款。

  十、本制度由公司財務部負責解釋和修訂。

  十一、本制度自下發之日起實施。



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