公文寫作技巧體會
當前介紹公文寫作方面的書籍或文章很多，諸如技巧、常識、大全之類，也有理論上的研究探討，有時間可以多參考學習。今天，我想結合昨天澤輝主任的講座對多年公文寫作學習的過程談談自己的幾點體會，希望能和大家共勉。下面，先談第一個問題。
為什麼要寫公文
作為一名機關工作人員，撰寫各類公文幾乎是一項經常性的工作，也是一項讓人頭疼的工作。但是離開公文，幾乎就會寸步難行。比如，召開會議、布置工作、通報事項、交流情況，等等，都需要撰寫不同類型的公文。
可以說，不論古今，任何一個機構，要想實現正常運轉都離不開包括公文在內的各類信息材料的收集、加工、傳遞和反饋、再反饋。《易經·繫辭》上寫到，“上古結繩而治，後世聖人易之以書契。”說明公文產生經歷了一個漫長的過程。夏啟在討伐有扈氏時發布的軍事動員令稱為《甘誓》，是我國最早的一篇公文。秦代出現了最早的上行文“書”、“奏”；漢朝出現了“章”、“表”、“疏”等上行文，官員之間出現了平行文“移書”，同時也出現了“令”、“教”、“諭”等下行文，我國古代文書工作日臻完善。
這些特定的公文都有特定的作用，涉及治國理政、興邦安民乃至個人的前途命運，所以，撰寫者無不殫精竭慮而為之，往往體現出經天緯地的大智慧、大謀略。戰國時期的大政治家李斯是楚國人，年輕時做過掌管文書的小吏，對公文寫作頗有研究。後來，投奔秦國，封為客卿。當時秦王下決心統一六國，韓國怕被秦國滅掉，派水工鄭國到秦鼓動修建水渠，目的是想削弱秦國的人力和物力，牽制秦的東進。後來，鄭國修渠的目的暴露了。秦國群臣對外來的客卿議論很大，建議驅逐一切來客。秦王下了逐客令，李斯也在被逐之列。當時，李斯熬一宿寫出了流傳至今的《諫逐客書》，通過秦國依靠各國人才發展壯大的歷史，向秦王闡述了“太山不讓土壤，故能成其大；河海不擇細流，故能就其深；王者不卻眾庶，故能明其德”的道理，使秦王收回了逐客令。西漢初期，出現了一批公文寫作大家和一些堪稱典範的公文名作。如賈誼的《陳政事疏》、《論積貯疏》，晁錯的《論貴粟疏》，司馬相如的《上疏諫獵》等，政論性強，作者關心國家和社會的發展，借古喻今，寫得深切曉明，有很強的說服力和感染力。魯迅在《漢文學史綱要》中指出：賈、晁的疏論“皆為西漢鴻文，沾溉後人，其澤甚遠”。
魏文帝曹丕對公文極其推崇。他在《典論·論文》中寫到，文章（主要是指公務文書）乃“經國之大業，不朽之盛事”。古人所云“一言或重於九鼎、片紙書或賢於十部從事”，也是這個道理。改革開放之初，小平同志一句“摸着石頭過河”開創了我國多少領域的先河！安徽小崗村一個“包產到戶”拯救了全國的農村。試想一下，即使當時全國黨政機關都加班，也解決不了的農村問題，基層一次嘗試、一句話就解決了，豈不正是“片紙書或賢於十部從事”。
今天，在公共管理日益大眾化、行政管理日趨民主透明的大環境下，公文的撰寫發布過程成為一種名副其實的公關活動。其效果如何，直接影響到公務行為的成敗。尤其是西方發達資本主義國家，政府要員每發表一次講演、每做一次講話都作為一種公關行為來運作，近則取信於選民，遠則造勢於全球；追求的是最理想的效果，達成的是長遠的戰略意圖，絕非羅列一些空話大話，更不是以會議落實會議，用文件落實文件，這是我們需要認真學習借鑒的。
比如，歷屆美國總統，口才都不錯，他們但凡公開演講，總是口若懸河，妙語連珠。事實上，他們都有專門的寫作班子。就連美國的鐵杆追隨者也受益匪淺。2009年3月英國第52位首相布朗訪美期間忽然變得“伶牙俐齒”，特別是他在美國國會參眾兩院聯席會議上發表的演講，贏得了在場議員19次集體起立鼓掌。但是，當時美國大多數人並不知道，布朗變“名嘴”，並不是因為他的口才發生了質變，而是他僱用了一批前白宮寫手組成的專業撰稿公司替他潤色講稿，代價是7085美元。至於美國現任總統奧巴馬，他的演講，不僅氣勢宏大，而且富有朝氣， 這也並非說明他就是天才演講家。這與他大膽啟用青年文才充當“文膽”有直接聯繫。奧巴馬的一個重要寫手是目前白宮唯一的外交政策演講撰稿人本·羅茲。他今年31歲，專業是小說寫作。作為外交政策寫手，羅茲不僅要揣摩奧巴馬的講話習慣和語音語調，而且還要熟知外交事務。他是目前白宮寫手中唯一身兼外交顧問的人，而且經常列席白宮國家安全會議。奧巴馬就任以來的每一篇引起世界關注的外交政策講話，從宣布從伊拉克撤軍和對阿富汗增兵，到發表無核世界演講，再到中東政策講話，全都出自他的手筆。有人評論羅茲的最大長處在於“他真的理解總統的聲音”，“在外交事務上與總統心有靈犀。”這也充分說明，作為廣義公文一種的講話稿也必須體現領導的意圖，絕非天馬行空，任意而為。
至此，我們可以更進一步得出結論，任何一種對外發布的公文都是一種事關組織發展的公關行為，它不僅涉及組織利益，同樣事關我們個人的利益、榮譽以及前途。所以，每一個草擬公文的工作人員都要從為本單位公關、搞好內外環境、打造良好公共關係的角度出發，高度負責地做好公文工作。同時，這也告訴我們，文秘工作事關全局，其重要性和難度均越來越大，也需創新思路、改變方法、與時俱進，不可墨守成規。
然而，有很多在機關工作一、二十年的“老”同志，就是連基本的會議通知都寫不好，不知道是不好好寫，還是真寫不好？
接下來，再探討第二個問題：
怎樣寫好公文
總結寫作公文的經驗，其中最重要一條就是目的先行，首先明確自己勞神費勁寫的這篇稿子是幹什麼用的，然後時時刻刻在腦子裡留意這個目的，觀照這個目的，不讓一句話、一個段落、一個思想脫離這個目的，多餘的話一句不說，該說的話一句不少。長此以往，一篇篇好文章就寫出來了。那麼，我們起草發布公文，都有哪些目的呢？
1、讓人對本職工作有所了解，且留下深刻印象，這主要是針對上級領導說的。作為科員，做了工作，需要向科長彙報；作為科長，需要向主管、向單位“一把手”彙報；作為一個單位，需要向分管領導、向上級主管部門彙報。這主要是指工作總結、彙報之類。假如工作做得挺好，就是總結不出來，說不出來，這也是一種缺陷。其實，總結正是提高工作水平的一種方式。不善於總結，怎麼發現缺點和不足，怎麼找到規律性的認識，怎麼提出自己的獨到見解，怎麼把單項的階段性工作上升到理論的層次，怎麼求得工作的新發展和新突破？
在實際工作中，有人善於埋頭苦幹，他們兩眼向下，從不仰望星空，一輩子工作踏踏實實，卻沒有什麼創新和開拓，屬於守成者之列；有的人也善於埋頭苦幹，也善於總結提高，既有實踐、也有理論，屬於創業者之列。二者同等重要，但毫無疑問，當前，我國更需要後者創業型人才。這就要求我們既要實幹，又要善於總結提高，那樣才能在實幹的基礎上做到會幹、干好、干出特色、超出一般，於是乎才能有為、有位，前途無量。
2、讓人對政策規定認識清楚，自覺遵守，積極響應。這主要針對一般社會公眾而言。作為一個單位，不可避免地要出台一些廣發性的文件，要求社會公眾大力支持，自覺執行。比如說規定、決議、倡議書等等。如果我們做不到言之有理、合乎規定、符合實際、切實可行、保證有效，那麼，就可能流於形式，難以見效。這就要求事先必須做好調查研究，不能閉門造車、隨意捏造。
3、讓人對安排部署的工作或需要周知的事項清晰明白，能夠無差錯地落實，這主要針對下屬單位、服務對象而言。比如說，用於對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求的指示；用於對重要問題提出見解和處理辦法的意見；用於發布黨內法規、任免幹部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發布要求下級機關辦理和有關單位共同執行或者周知的事項的通知，等等。這些都是在具體工作中經常用到的，尤其是通知，更是推進工作的重要途徑。就拿轉發文件的通知來說，上級下發文件，需要基層周知或執行，往往這樣處理“現將***文件轉發給你們，請尊照執行”，最多加一句“執行情況及時反饋”。如果多級轉發文件，光標題就三四行，比正文還長，諸如“關於轉發***的通知的通知的通知”，弄得書名號都不夠用了。現在，一些單位轉發通知倒簡單了，標題直接寫“關於轉發**號文件的通知”，至於**號文件只有到正文里去找了。至於正文，多數還是那樣簡單，真是以文件落實文件的典範。其實，轉發上級文件，同樣需要結合實際提出有針對性的落實措施，絕不能只是轉發了事。此外，有一種通知叫事務性通知，即安排布置工作、發布有關要求下級機關辦理的事項的通知，這類通知要求簡潔明確、可行性強，基層單位接到通知一看就明白，就知道需要立即做哪幾件事。不過，寫起來，也需要動動腦筋。前面說過，有的在機關工作十年、二十年的老同志，起草個會議通知，還是架手架腳。比如需要起草個召開座談會的通知，老先生這樣寫道，經***研究同意，決定召開**工作座談會，主要內容：1、2、3，分別另起一行單寫，寫完之後發現還沒說會議時間呢，於是在小3下面另起一行寫上會議時間，又發現還沒有會議地點、參加會議人員呢，於是又分別另起一段寫上會議地點和參加會議人員。一個通知，弄得七零八落，缺乏統一性、完整性。
4、讓人覺得請求的事項合情合理，非辦不可；報告的事項客觀實在，令人信服，頗為滿意；答覆的事項認真細緻，有禮有節。這主要是指請示、報告、批複之類。請示是下級機關向上級機關請示指示和批准的公文文種，主要用於在實際工作中，遇到缺乏明確政策規定的情況需要處理；工作中遇到需要上級批准才能辦理的事情；超出本部門職權之外，涉及多個部門和地區的事情，請示上級予以指示。請示和報告既有相同之處，又有區別。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內容。區別是：第一，時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬於將來時，報告寫的情況是已做過的，屬於過去時；第二，內容的側重點有別。請示着重於請示批准，報告着重於彙報工作；第三，要求有別，請示要求上級必須回復，報告則不必，只供上級參考。在寫請示時，應當注意以下一些事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應主送直接主管機關或主管領導，其他確需了解請示事項的領導機關或領導人，採取抄報形式處理。如是受雙重領導的機關，也應根據請示內容，擇要送一處領導機關，由主送機關答覆請示的問題，對另一領導機關採取抄報形式）；一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常採用兩種方式：一種是轉呈式，可以既避免越級，又明確主送機關；另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門；除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，或既寫主送機關，又同時主送、抄送給主送機關領導人。注意，平級機關之間不使用請示，但現在許多單位向財政局申請經費都用請示，錯了也改不了。報告適用於向上級機關彙報工作、反映情況、提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問。報告屬上行文，一般產生於事後和事情過程中。報告分綜合性報告、專題性報告、回復報告三種。綜合性報告正文把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內各方面工作的總情況，如依據、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經驗、效果等，分段加以表述，要以數據和材料說話，內容力求既翔實又概括。（3）結尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最後可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結。專題報告正文可採用“三段式”結構法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今後的打算和意見；以總結經驗為主的專題工作報告主要寫情況、經驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結。回復報告正文根據上級機關或領導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。