電腦是我們工作的重要工具,使用電腦,也不只是開機、關機、上網那麼簡單,電腦禮儀也會體現一個人的素質和教養。
1.雖然是公司的電腦,但也要倍加愛護,平時要擦拭乾乾淨凈,不要把白色電腦用成黑色了還沒擦過;擦試顯示屏時,注意不要為了乾淨,用濕抹布一擦了之,損害屏幕;不用時正常關機,不要丟下就走;外接插件時,要正常退出,避免導致數據丟失、電腦崩潰等故障。
2.還有的人公私不分,拿着個U盤,一會將個人電腦資料Ctrl到公司電腦上,一會又將公司電腦資料Ctrl到個人電腦上,這種現象被公司發現,肯定堅決制止。
3.在公司里上網,要查找與工作相關的內容和資料,而不是自己憑興趣查看自己的東西,既違反公司章程,慢慢的還會導致業務落伍。
4.很多公司不允許員工在公司電腦上打遊戲、網上聊天,但仍有人利用領導不在時私自偷玩,或用公司的內部網絡“笑傲江湖”,從網站上下載圖片,這些都是違反勞動紀律的。
5.電子郵件在給人們帶來方便的同時,也帶來了職場禮儀方面的新問題。我們都應當講究有關電子郵件的禮節,別讓電子郵件出笑話。電子郵件是職業信件的一種,而職業信件中是沒有不嚴肅的內容的。尤其在商業界,我們崇尚信譽、掌握時機及合作分工,信奉顧客至上,着重與顧客的溝通,以達成促銷、增產與營利的目的。但我們常忽視了有關電子郵件的禮節,一些邋遢懶散的習慣,不僅會引起員工的竊笑,更容易在顧客面前鬧笑話。在今天的許多公司里,電子郵件充斥着笑話、垃圾郵件和私人便條,與工作相關的內容反而不多。
1)標題要提綱挈領,切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標題,例如:“嘿!”或是“收着!”
添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處,在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容,便於收件人權衡郵件的輕重緩急,分別處理。尤其是回復的信件,要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環節,最好寫上來自**公司的郵件,年、月、日以便對方一目了然又便於保留。
2)電子郵件的文體格式應該類似於書面交談式的風格,開頭要有問候語,但問候語的選擇比較自由,像“你好”、“Hi”,或者僅僅是一個簡單的稱呼,結尾也可隨意一些,比如“以後再談”、“祝你愉快”等;也可什麼都不寫,直接註上自己的名字。但是,如果你寫的是一封較為正式的郵件,還是要用和正式的信箋一樣的文體。開頭要用“尊敬的”或者是“先生/女士,您好!”結尾要有祝福語,並使用“此致/敬禮!”這樣的格式。
3)內容簡明扼要,針對需要回復及轉寄的電子郵件,要小心寫在電子郵件里的每一個字,每一句話。因為現在法律規定電子郵件也可以作為法律證據,是合法的,所以發電子郵件時要小心,如果對公司不利的,千萬不要寫上,如報價等。發郵件時一定要慎重,還要定期重新審查你發過的電子郵件,評估其對商業往來所產生的影響。
4)一定要清理回復的內容。在美國加州有一位傳播學專家摩根女士曾舉例說:我最近收到一份電子郵件,其中包括了輾轉收送的十二個人之姓名,我實在沒有必要知道這些訊息。有一個妙方就是寄信時采匿名附件收信者(BC) 取代附件收信者(CC) 方式,或是在轉寄之前刪除一切無關緊要或重複的內容,例如:原件中摘要(memo to) 部分之主題、地址及日期等。
注意回答問題的技巧。當回件答覆問題的時候,最好只把相關的問題抄到回件 ,然後附上答案。不要用自動應答鍵,那樣會把來件所有內容都包括到回件中﹔但也不要僅以「是的」二字回復,那樣太生硬了,而且讓讀的人摸不着頭腦。
5)合宜地稱呼收件者,並且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標明了郵自哪方,寄與何人,但在郵件中註明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節,包括在信件開頭尊稱收信者的姓名,在信尾也註明寄件者的姓名以及通訊地址、電話,以方便收信者未來與你的聯繫。越是在大型的公司,你越是要注意在自己的郵件地址中註上自己的姓名,同時在郵件的結尾添加個人簽名欄。人們通常會把郵件轉發給過多的人,打開郵件箱你可能發現有一半的郵件是與你無關的,刪除它們費時費力,所以在轉發前要做一下整理,把郵件的數量控制在最小。條件允許的話要每天檢查自己的郵箱,及早回復郵件。重要郵件發出后要電話確認。另外,重要的機密和敏感的話題不要使用電子郵件,因為它不能保證嚴守機密。
6)切忌全文使用英文大寫字母。這樣寫成的郵件太強勢,甚至暗示寄件人懶得使用正確的文法。畢竟,這仍是種文字溝通方式,遵守標準的文書規範是一種職業禮貌。
宏威職業顧問總經理兼首席諮詢師郭策先生友情提示:
手機和電腦是傳遞信息必不可少的傳輸工具,也是青年人的新時尚玩具,隨着手機和電腦的日益普及,給我們的工作帶來了很多方便,但是也帶來了職場禮儀方面的新問題。所以,掌握手機與電腦使用的禮儀,將是職場新式禮儀的必修課。使用手機和電腦的人多為受過教育,屬於有一定層次和檔次的人,如果不懂使用禮儀,會讓人反感和討厭,使自己的形象受到損害,層次下降。