凡借現金1000元以上的必須提前與出納約定,以便提前準備.
勞務費發放時間定為每周五下午.各項目勞務費自發放之日起限三個月內取走,超過三個月不取者視為自動放棄,數額歸所有.
各部門所收現金要嚴格執行現金管理制度,於當天下班之前交財務出納統一管理,不準挪用.
支票管理制度
支票必須符合以下要求方能收取
①不能撕毀,破損或塗改.
②簽發的支票是以墨汁或炭素墨水筆填寫;簽發單位印簽完整清楚;支票右上部應有交換行號;加密的支票應提供密碼.
③支票有效期為十天,對於已填好的支票,必須檢查大小寫金額是否相符,收款單位,日期,用途填寫是否正確.
使用支票需由經手人填寫"支票借款申請單",經項目經理,部門經理,總經理審批後到財務辦理支票領用手續.支票領出后十天內持發票到財務報銷,如不及時報銷,出納有權拒發新的支票.
100元以上的費用支出,原則上以支票結算為主,領用支票后應妥善保管,不得丟失,如由於責任心不強丟失支票,損失由個人負責.
項目費用(帶項目號的)申請及報銷
凡項目費用需在項目經理,部門經理,總經理審批的"立項通知書""項目預算表"送達財務後方可申請項目費用.
購買項目用品,支付項目費用需由部門指定人員根據項目預算計劃,填好現金或支票借款單,經項目經理,部門經理簽字,報財務審核並由財務負責報總經理審批后予以領取現金或支票.
項目費用的報銷:必須在原始發票背面註明項目號,由經手人,項目經理,部門經理簽字,經手人要填寫"支出憑單"將單據粘貼在支出憑單后,根據所支出款項的用途分類填寫,報財務審核並由財務負責報總經理審批后予以報銷.
給外地協作單位辦理電匯,匯票等匯款的,應先取得協作單位開據的正式發票,然後填寫"匯款通知"並付與協作單位簽訂的付款協議一併由項目經理,部門經理,在發票背後及"匯款通知"上簽字,報財務審核並由財務負責報總經理審批后出納於一個月內辦理匯款.
支付項目勞務費,由相關督導填寫"勞務費發放表" 經項目經理,部門經理簽字,需要由銀行代發的於每月10日之前報財務由財務負責報總經理審批后統一辦理,需要本人領取現金的於每周周三前報財務由財務負責報總經理審批後於每周五下午1:00—5:00發放.
差旅費報銷由報銷人按差旅費報銷規定填寫"差旅費報銷單",經出納審核后報項目經理,部門經理簽字, 由財務負責報總經理審批后予以報銷.未能在規定時間內報銷的,不預支付下一次差旅借款;如特殊原因導致發生的費用超出差旅費報銷規定的,需寫明原因,由部門經理,總經理審批后予以報銷.
附件: 差旅費報銷規定
員工出差一般選擇乘坐火車,如遇特殊情況,需填寫購買機票申請單,經部門負責人,總經理批准后,方可乘坐飛機.
差旅費借款,應在立項通知書送達財務後方可支取,出差回來后五日內報銷.
住宿標準及差旅補助標準:
單位:元
人 員
住宿標準
食雜補助
正式員工
200
80
臨時人員
200
60
出差當日12:00前離京,補助按一天計算;12:00后離京,補助按半天計算.出差返京之日8:00前到京,無差旅補助;8:00----12:00到京,補助按半天計算;12:00後到京,補助按一天計算.
往返機場一律乘坐民航大巴.如果班機過早(過晚)或攜帶物品較多可申請派車接送.
賓館住宿費中一律不得包含餐費(包括早餐).
返程車票或機票在22:00之前的,應在12:00之前退房.返程車票或機票在22:00之後的應在18:00前退房.
出差人員的住宿費超支自理,交通費,電話費實報實銷,差旅補助按實際出差天數計算.
兩人(同性)同時在同一地點出差,住宿費標準按一人報銷.
出差乘坐火車的可領取乘車補助(短途除外),按每小時8元計算.(乘車時間以鐵路列車時刻表為準.
加班交通費及誤餐費
如員工加班,員工乘由公交開出的空調大巴士,小公共,專線車,地鐵,公共汽車回家,可根據有效報銷憑證報銷交通費,加班至晚上9:00以後或因特殊原因由主管經理批准后,可以乘出租車回家,可根據有效報銷憑證報銷交通費;加班至晚上7:30以後的可由前台預定10元/人標準以下盒飯,並登記項目號.
銷售費用申請及報銷
1. 各研究,支持部門所需發生的費用(除與項目有關的費用),根據部門預算計劃由經手人填好現金或支票借款單,經部門經理簽字,報財務審核並由財務負責報總經理審批后予以領取現金或支票.
銷售費用的報銷,必須在原始發票背面由經手人,部門經理簽字.經手人要填寫"支出憑單"將單據粘貼在支出憑單后,根據所支出款項的用途分類填寫,報財務審核並由財務負責報總經理審批后予以報銷.
管理費用申請及報銷
購置辦公用品及支付辦公費用,需有行政部門指定人員根據購置,審批計劃,由經手人填好現金或支票借款單,經部門經理簽字,報財務審核並由財務負責報總經理審批后領取現金或支票.
辦公費用的報銷,必須在原始發票背面由經手人,部門經理簽字,經手人要填寫"支出憑單"將單據粘貼在支出憑單后,根據所支出款項的用途分類填寫,報財務審核並由財務負責報總經理審批后予以報銷.
發票的開具及管理
項目負責人應根據項目要求,按時從項目管理系統中打印出開具正式發票的申請單(地稅發票,形式發票),經部門經理簽字后,報財務開具正式發票.
為了確保開出的每一張發票都能迅速,安全地到達客戶手中,減少因發票丟失給帶來的損失,請項目負責人按以下規定執行.
①發票的送達
正式發票 同城:速遞或在方便的情況下親自送達
異地:郵政快遞
形式發票:根據實際情況選擇電子郵件,傳真,平信,挂號,航空及快遞等方式.
為避免發票遺失,請將發票用信封裝好或訂在一同寄出的合同上.
②發票的確認
在發票送出前要通知收件人送達時間,並要求收件人收到后及時反饋,作好確認工作.如使用同城速遞,請要求速遞員在送達郵件時,請收件人當場打開郵件,回電寄件人確認發票已經收到(請在發出前與收件人打好招呼,並通知前台,由前台向速遞提出要求).
③處罰措施
由於未按照規定送達發票,造成發票遺失,將根據造成的損失給予一定的經濟處罰.
報銷時間及報銷憑證的規定
所有當月發生的費用應於當月報銷,最遲不能超過10日,否則需由經手人直接報部門經理,總經理審批后,財務予以報銷.
所有填制的報銷單據,應字跡清楚,不能塗改,否則財務不予受理.
所有由外部取得的報銷憑證,必須是稅務部門或財政局統一規定使用的正式單據,(印稅務局章,財政局章並蓋有收款單位財務章)一切非正式單據不能作為報銷憑證;報銷憑證抬頭一定要寫上單位名稱.
凡購置金額在500元以上的項目費用,銷售費用及辦公費用需在發票背後註明收款方單位名稱,聯繫人姓名及聯繫電話.
華通2005年11月30日