辦公室崗位職責
為了加強黨風廉政建設，防止和克服不正之風及腐敗現象，根據黨風廉政建設有關文件，特制定本規定。
一、辦公室全體工作人員要加強黨風廉政有關文件的學習，熟悉有關規定，不斷提高廉潔自律的自覺性。
二、不利用工作之便謀求任何特殊照顧。
三，不收取他人禮品、錢財，不搞規定之外的收費。
四，不借外出開會，學習之機進行旅遊。
五、不公車私用，公話私打，私信公發。
六、不私客公請，在公務活動中，接待人員一般不陪餐。
七、不得為其親友在出具學歷證明，辦理各種證件，證明等方面
謀取規定之外的特殊照顧。
八，在公務經濟活動中做到帳目清楚，手續符合規定，及時清理
有關經濟手續，不謀取私利。
九，盡職盡責，搞好本職工作。
打印室管理制度
為加強打印室管理，使工作規範，有序、高效，更好地為學校中心工作服務，特制定本制度。
一、打印室職能：打印、複印以學校名義向校外和校內發送的各種文件和材料及校辦同意打印的有關材料。
二、凡需打印、複印的各類文件、材料，須經辦公室主任答字同意后，方可打印。不得接受沒有校辦主任簽字同意的任何單位和個人的文件及材料。
三、要本着高度的責任心，做到文件打印及時，準確，版面清晰、整潔。
四、必須遵守保密紀律。打印完畢，文件及原稿要完整交回交印人校對。對打印后的廢紙要及時銷毀，不得傳播、泄露尚在打印過程中的文件內容。禁止閑雜人員在打字室逗留，閑聊。
五、要對打印的全部文件材料按單位，文號、標題、份數進行登記造冊，重要文件要按類存盤保存。
六、愛護設備，注意設備保養和維護，保證設備正常工作，保持打印室整潔和安全。
辦公室車輛及駕駛員管理制度
車輛是學院公務活動的主要交通工具，為了更好履行服務作用，保證學校公務用車，特制定本規定。
一、車輛調配：
1、車輛應首先保證學校公務用車，本着“先緊急后一般，先校級后中層”的原則，合理調配。
2、公務用車由辦公室根據車輛情況予以安排。校內各單位因公用車，應填寫“用車申請單”，經有關領導審查簽字，辦公室主任同意后予以安排。
3、個人因私事用車、非業務範圍以外的部門用車，在不影響學校公務用車的前提下，經辦公室主任同意后，可以租用。租用車輛應填寫“租用車輛審批表”，經管理部門和辦公室審批並按規定交費後方可派車。
二、車輛維修保養
1、按規定做好車輛年度審驗檢修工作和日常例行保養。
2、車輛出現故障需檢修，由駕駛員向主管人員報告，指定人員和駕駛員一同外出修理。
三、駕駛員工作紀律：
1、遵守勞動紀律，按時上下班。上班前有出車任務者，按通知單要求出車；無出車任務者，應做好出車準備等待接受任務。
2、駕駛員憑出車通知單(租車憑審批表和交費單)出車，無出車通知單不得出車。出車準時，保證安全。嚴禁酒後駕車。
3、駕駛員隨領導外出的活動聽從領導安排，一般應隨車等候不得參與與自己無關的公務活動，不得泄露領導間的談話內容。
4、不得刁難用戶，不得私自答應無關人員乘車，不得利用工作之便私拉乘客獲取收入。
辦公室庫房管理制度
一、學院辦公室庫房主要用於存放各類辦公用品，禮品和其它公用物品。由辦公室主任或其指定人員管理。
二、對庫房所有物品都要統一登記造冊。物品的入庫由庫管人員按發票上的數量、規格清點，登記造冊，並由繳庫人員簽字。
三、管理人員要堅持原則，秉公辦事，嚴格掌握辦公用品的發放範圍，凡涉及物品的領出均由領用人簽名。
四、庫房內禮品等貴重物品的領用，需經辦公室主任同意，庫管人員不得擅自動用庫房內的任何物品。
五、庫房物品要定期進行整理，核實，做到帳物相符，擺放有序便於存取。要保持庫房通風，防火，防盜，防霉爛，保證庫房的安全
六，管理人員請假離崗，由辦公室主任或其指定人員代管。若涉及物品進出，事後應向原庫房管理人員書面說明。
辦公室考勤制度
一、總則：
1、辦公室全體工作人員，必須熱愛本職工作，認真完成職責範圍內的各項任務，模範遵守學校的工作紀律，不遲到，不早退，不擅離職守，不在工作時間干私事。
2、考勤內容包括按時到崗，堅守崗位和加班等情況．具體包括遲到，早退、事假、病假、曠工和加班等。
3、請假必須事先履行請假手續，經批准後方可離崗，一般不得事後補假。因情況緊急來不及填寫請假單者應電話向主任請假，返回后當天及時補填請假單。
二、請假：
1、請假必須填寫請假單，按規定程序審批。請假單一式兩份，一份留本科室，一份交兼職的考勤員。
2、請病假須持校醫院或縣以上醫院診斷證明方可請假，經主任審批同意，方可離開崗位。
3、公休假、婚喪假、產假等國家規定的假均須履行請假手續，經主任審批同意后，按國家有關規定執行。
4、請假期限將到，若要續請，必須提前一天辦理續假手續，續假手續與請假手續相同。續假以一次為限。
5、上班后在主任和考勤員處及時銷假。提前返回，病事假按實際離崗時間計算。
三、簽到制度：
1、上班實行簽到制，上班后10分鐘內為簽到時間，超10分鐘按遲到記錄，提前10～20分鐘下班按早退計算，遲到或早退30分鐘以上者按曠工半天記。
2、因工作原因不能按時簽到者，本人寫明原因，主任簽署意見后，不作為遲到計算。
3、因工作需要加班，經主任批准，方可按加班對待。
辦公室主任崗位職責
一、主持辦公室全面工作，擬定辦公室工作計劃，統籌安排辦公室各項工作。
二、主持草擬全校性工作計劃、工作總結等公文。
三、協助校級領導做好行政工作安排、各種會議安排、檢查校級領導指示和會議決議辦理情況及審核學校重要文件。
四、協助校長了解學院有關全局性的情況和問題，組織處理亟待解決的重大問題和工作。
五、根據校長指示，協助校領導檢查和協調行政各處室工作。
六、了解和研究國內外高等學枚管理經驗，做好情況通報和信息交流工作。
七、對上級單位和國內外重要函件，提出處理意見。
八，負責審批辦公室經費預算，經費支出，經費報銷。
九、組織處理校級領導交辦的其它工作。
辦公室副主任崗位職責
一、全面協助主任工作，參加起草學校行政工作計劃、總結，通知及其它公文。
二、分管相關辦公室工作。
三、協助主任做好上報公文文稿的審核工作，負責校內公文文稿的審批和審批打印工作。
五、負責有關會議決議的政務事項的督查、督辦工作。
六、負責會同有關部門組織安排全校性大會和大型活動。
七、協助主任做好辦公室人員思想政治工作，加強作風建設，增強服務意識，提高工作質量。
八、負責辦公室人員考核工作。
九、完成領導交辦的其他工作。
檔案室主任崗位職責
一、組織學習、宣傳、貫徹黨和國家有關檔案工作方針、政策和法規，根據檔案管理法規和上級對檔案工作的要求，結合實際，制定檔案管理工作的規章制度、發展規劃和年度工作計劃。
二、做好檔案工作人員的思想政治工作，加強作風建設，強化服務意識，提高工作效率和工作質量。
三、負責按劃定對查 (借)閱檔案申請進行審批。
四、負責健全專兼職檔案員隊伍，定期組織業務培訓和總結評比工作。
五、組織協調、監督、檢查、指導各單位的檔案管理工作，實現檔案管理的划范化和標準化。
六、負責與省高教系統檔案學會與兄弟單位的聯繫和協作。負責接待上級部門領導和有關兄弟單位同行，組織對外業務交流，加強理論研究，不斷改進檔案管理工作。
七、購置檔案管理設備、裝具，改善工作條件，提高計算機輔助管理水平，提高檔案利用率。
八、負責組織檔案的鑒定與銷毀。
九、經常了解檔案管理情況，針對存在問題，提出整改意見。負責向主管領導彙報工作。
十、完成領導交辦的其他工作。
專職檔案員崗位職責
一、認真學習，宣傳、貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針、政策和法律，法規，努力實現檔案管理的規範化和標準化。
二、督促，檢查，指導各部門做好文件材料的形成、積累，整理、立卷，歸檔工作。檢查，驗收歸檔文件材料是否完整、準確、系統，是否符合質量要求。辦好交接手續。
三、認真做好案卷的整理、分類、登記建卡、編號上架等工作。做到庫房管理科學，案卷排列整齊、主次分明、標誌明確。
四、積極開發檔案信息資源，編製檢索工具和參考資料，辦理利用檔案事宜，主動熱情地做好服務。
五、認真做好檔案庫房管理和安全防護工作，對庫房進行安全防護檢查，防止事故發生。對損壞變質的檔案材料要及時採取措施，進行修補和複製。
六、認真做好檔案統計工作及檔案鑒定，銷毀的基礎工作。對過期檔案提出存、毀處理意見。
七、堅守工作崗位。嚴格執行檔案管理的各項規章制度。遵守保密制度和保密紀律，確保檔案安全。
八、負責所管範圍各項管理制度的制定和修改的起草工作。
九、認真學習檔案業務知識，鑽研檔案理論；負責對兼職檔案員進行業務培訓；積极參与檔案協作組，學會活動，進行工作經驗和學術交流。
十、完成領導交辦的其他工作。
外事辦公室工作人員崗位職責
一、認真貫徹黨和國家外事工作方針政策，高質量做好各項外事工作。
二、負責外事辦對外文件，信函的起草，報送，收集，整理和歸檔。
三、協助主任做好外籍文教專家的聘請工作及日常管理、教育工作。特別要做好安全和我國法律及國情教育工作。
四、負責外教公寓設施的管理，與有關部門聯繫，及時解決外教公寓設施維修及生活方面的實際問題。
五、辦理外事接待工作，安排外專的生活、旅遊、休假及節日活動。
六、協助主任辦理公派留學人員，出國團組，出國進修，講學人員的出入境手續，因公因私出國人員相關文件資料的管理及國情教育。
七、做好對外合作辦學，教師及學生對外交流的具體工作。
八、承擔外事活動的口譯，外文資料的筆譯。
九、負責外專有關證件辦理，外專工資發放，外專合同管理及辦公室日常事務工作。
十、完成領導交辦的其他工作。
文字機要秘書崗位職責
一、根據校領導及辦公室領導的要求，負責起草有關公文，工作計劃 (總結)及有關決定，報告、校內通知、通告，布告等：根據領導指示參加有關會議，做好會議記錄，必要時整理出會議紀要並做好保密工作；負責文件的校對工作。
二、經常了解學校的工作計劃和校務會議決議貫徹執行情況及時全面地向領導彙報。負責重要文件，會議決議，領導批示的督辦工作。
三、了解各系統，科室行政工作情況，收集、整理學校各種信息資料，以備領導查閱、參考；協助搞好全校綜合統計。
四、協助領導草擬，修改全校性規章制度，處理日常事務性工作
五、做好學校大事記錄，承擔黨政機要文件的收發工作。
六、把好文字關。對需秘書起草，修改的文字材料，要認真負責一絲不苟。
七、做好辦公室和所屬衛生區域清掃及日常保潔工作。
八、完成辦公室領導交辦的其他工作。
行政秘書崗位職責
一、負責上級機關和有關單位來文的接收登記、傳遞，催辦和管理、歸檔工作。公文處理做到及時、準確，安全、保密，文件運轉迅速，催辦及時。
二、負責指導督促，檢查各部門文書的文件管理和保密工作，發現問題及時向領導彙報。負責重要文件、會議決議、領導指示的督辦工作。
三、負責上報文件的編號，審查文件是否符合現行公文要求，辦理程序是否規範。
四、負責學校、辦公室，校長印章的保管和使用；按規定出具學校介紹信，並做好存根的保存；負責全校各部門印章的刻制，啟用，更換及歸檔。
五、負責辦公室的辦公用品、文具的採購和發放以及內務工作。
六、負責接待上級機關，來賓，來客、群眾來訪工作。
七、負責因公出差申報登記工作。
八、做好辦公室和所屬衛生區域的清掃及日常保潔工作。
九、完成辦公室領導交辦的其他工作。
事務秘書崗位職責
一、事務秘書全面負責校辦所屬會議室，相關清潔區以及院領導辦公室衛生保潔工作。
二、負責保管上述各會議室的物品及具維護工作。
三、負責外教公寓室內設備，物品管理及定期清潔、保養。
四、負責會議室及院領導的開水供應工作。
五、負責經辦公室批准的各種會場的布置及清理工作。
六、完成領導交辦的工作任務。
打印員崗位職責
一、負責打印手續齊全的學院文件和有關材料，做到準確、清晰整潔，及時，嚴格把握公文格式。
二、負責保管和維護打印設備及其附件，負責保管打印所用的各種消耗材料，以及為其工作配發的各種工具。
三、負責向領導反映設備的維修項目，經設備管理部門批准后負責監督維修及安裝並進行驗收。
四、做好打印有關統計工作。
五、做好打印室和所屬衛生區域的清掃及日常保潔工作。
六、完成辦公室領導交辦的其他工作。
駕駛員崗位職責
一、自覺遵守國家的政策，法令，遵守學院、院辦公室的規章制度。
二、樹立安全第一的思想，自覺學習和遵守“道路交通管理條例”“城巾交通規則”。
二、服從辦公室的工作安排，隨時做好出車準備工作。
四、愛護車輛，自覺做好車輛的日常例行保養，按期完成年度審驗檢修工作。
五、自覺珍惜姆料，油料，材料，搞好增收節支。
六、不開隱患車，自覺做到出車前勤檢查，平時勤調整、勤保養，勤清洗，保持車況整潔完蝦。
七、服務態度端正，按用戶要求準時出車，熱情，主動為用戶做好服務．
八、配合學院設備管理部門和設備管理員做好車輛狀況定期檢查工作。
九、做好車庫，駕駛員辦公室和所屬衛生區域的清掃及日常保潔工作。
十、完成辦公室領導交辦的具他工作。
關於重要文件、會議決定(議)、領導批示的督辦程序
(試行)
一、關於重要文件的督辦程序
(一)重要文件是指中央，國務院，省委，省政府，省委教工委，省教育廳等上級機關及學校黨政制發的，應全面貫徹落實的有關方針政策方面的文件及其它明確要求報告貫徹執行情況的文件。
(二)凡重要文件，黨辦，校辦(以下簡稱辦公室)要分別立項。根據文件內容要求，組織、協調或責成有關部門進行全面認真地貫徹落實。
(三)辦公室應把重要文件的具體內容分解立項，以“決議執行情況反饋表”格式明確貫徹執行情況的時限要求，發往有關部門。
(四)各有關部門要按照文件精神逐項貫徹落實並在時限範圍內對貫徹重要文件的情況，至少進行一次自查。在此基礎上向辦公室回執“決議執行情況反饋表”，辦公室根據需要可進行全面檢查或部分抽查。
(五)對只涉及某一個方面的工作，或明確指向此項工作主管部門的重要文件，由辦公室負責督促，協調，由該部門負責向上級主管領導報告結果，並抄報辦公室備案。
(六)辦公室將對全校貫徹落實重要文件的情況和督查結果情況，適當時進行通報。
二、關於黨委會，校務會的決定 (議)事項的督辦程序
（一）黨委會 (或黨委擴大會)，校務會研究決定的重大問題，根據需要。由辦公室以會議紀要格式，送黨委書記、校長審定后，下發關單位或部門貫徹落實。
（二）形成紀要的重大事項和未形成紀要的重要決定，辦公室均應對貫徹執行的情況進行督查。
（三）黨委會，校務會決定的事項的督辦，由辦公室提出擬辦意見後分別經黨委書記、校長審閱同意后，方可立項督辦。
（四）凡列入督促檢查範圍的事項，辦公室應及時通知承辦單位。
通知方式應採用以下三種方式中的一種：
1、以通知的形式下發。
2、向有關單位發“決議執行情況反饋表”。
3、電話通知或當面交辦。交辦事項應明確：會議時間、具體事項完成時限，報結要求，並記載詳細情況。
（五）凡明確完成日期和報告時限的，承辦單位應按期辦結。特殊情況經請示主管領導批准后，方可適當延期。
（六）凡上報的報告與“決議執行情況反饋表”均由辦公室負責收文、歸檔。
（七）黨委會，校務會決定事項的督促，檢查情況，辦公室每學期以適當形式通報一次。
三、關於黨，政專題會議決定，決議貫徹執行情況督促檢查辦法
（—）黨，政專題會議是以黨，政名義召開的某項專題性會議。對會議形成的決定，決議或討論通過的文件貫徹執行情況，均應進行檢查，搞好情況匯總，及時向主管領導報告。
（二）專題會議決定，決議或討論通過的文件貫徹執行情況的督查，由有關職能部門提出意見及要點，經辦公室審核后執行，具體督查工作以部門為主，辦公室可派人參與。執行情況由部門負責匯總上報。
(三)督查工作一般應於會議召開后十五天開始。會議有明確要求的按會議決定辦。
(四)貫徹會議精神情況，應通過各種渠道及時反映。保密性強內容可送黨，政領導傳閱。有些重要情況可通過信息渠道按一定程序向上級主管部門反映。
四、關於領導批示件的督辦程序
(一)領導批示件是指學院黨，政領導批示要求辦理的有關事項，領導批示件分要辦理結果和不要辦理結果兩種情況。
(二)要辦理結果批示件的辦理
1、凡要辦理結果的批示件，由辦公室登記和視內容提出辦結時限后，轉有關單位辦理，並適時由承辦單位向辦公室彙報辦理情況。
2、批示件辦結后，承辦單位應及時寫出辦結報告，送交辦公室。
3、辦結報告由辦公室審查后，對辦理不徹底或處理不當的，應中報告退回承辦單位補充辦理；合格的可將辦理結果摘要或直接呈送韋關領導閱示。
4、領導批示件辦結后，由辦公室年終統一將有關資料歸檔。
(三)不要辦理結果的批示件的辦理，由辦公室登記后，轉承辦單位功理，並由辦理單位將辦理結果告知有關單位或個人。