辦公室文件管理制度（一）
（一）總則
一、本管理制度旨在確保學校文件收發的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以學院名義發布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。
三、文件收發要做到仔細、認真、及時、完整。
（二）收文制度：
1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，並由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯絡員在校團委領取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時將文件送達學院領導或有關部門輪閱，並做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應保持文件完整無缺，並在相應的時間內歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。
6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片並做好備註，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開並含有相關內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批准。
（三）、發文制度：
1、學院各類文件指在學校內部統一意見、發布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關人員審定，審定合格後方可發放。
3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，並將文件按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學院任何發送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。
4、文件發送之前應加蓋學院相應的公章。
5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發放記錄按照文件編號順序完整保存並存放在辦公室文件夾下。
註：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，並經過相關領導審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。
土木工程與建築學院分團委辦公室
辦公室文件管理制度（二）
一、目的
為規範文件資料的管理，防止文件治療的丟失，提高日常辦公效率，特制定本規定。
二、適用範圍
本企業個部門文件櫃、資料櫃、牆櫃等。
三、細則
1、各部門辦公室必須按規定的流程申請、購買文件櫃。
2、各部門辦公室必須充分利用文件櫃的空間，現場不的擺放多餘的和利用率低的文件櫃，否則將強制收回。
3、文件櫃必須定置擺放，文件櫃內的物品也必須分類並定置擺放。
4、做好文件櫃的標識，具體做到以下兩點。
（1）文件櫃表面貼上標籤，且一律貼在門的右上角。
（2）文件櫃內貼有“物品清單”，且一律貼在右門的左上角。
5、文件櫃物品必須按“物品清單”擺放整齊。
6、文件櫃內資料必須編號，分類擺放。
7、文件必須裝在文件夾內，文件夾必須有文件目錄及編號。
8、文件櫃表面及櫃內保持乾淨，無油污、無贓物、無垃圾等。
9、文件櫃損壞或鑰匙丟失，按規定的程序申報維修，不得擅自撬文件櫃。故意損壞者，照價賠償。
10、各部門辦公室必須建立文件櫃管理台賬。
11、各部門辦公室必須於每月月底自查文件櫃，將自查結果報有關部門。
12、本規定由7S活動推行委員會辦公室起草。
13、本規定接受權屬於“7S檢查小組”