1、局機關收進和形成的文件、資料、圖表,由檔案室集中統一管理。檔案員負責指導部門文書處理人員對文件、材料進行立卷歸檔。
2各職能部門設兼職檔案員。負責收集、整理本部門的文件、資料、圖表,定期歸檔。
3、機關各部門借閱檔案資料可直接到檔案室辦理借閱手續,時間不得超過一周。若確實需要延長時間,必須重新辦理借閱手續。所借檔案一律不準橫傳,以免丟失。
4、系統內的上級或兄弟單位來機關查閱文件、資料,由辦公室接待,並履行手續後方可查閱。
5、系統外人員來局機關查閱文件、資料時必須持單位介紹信,經主管局長批准方可查閱。若需要摘抄或複製的,必須經局長同意,並做好登記。
6、借閱人員必須遵守檔案管理規定,不得污染、塗改、摺疊、亂作標記。不準帶易燃易爆物品進入檔案室。非工作人員無事不得進入檔案室。
7、保守秘密。查閱文件、資料人員,必須嚴格保守秘密。對檔案文件、資料不該看的不看,不該問的不問,不該記的不記。已知道的秘密,不外傳,不泄漏,做到守口如瓶。