總 則
為進一步適應公司質量、環境體系雙認證的實施，規範公司行政事務管理行為，理順內部關係，提高辦事效率，特制定本規定。本制度彙編了公司內部的行政事務類文件，以加強行政管理的有效性，並在公司內部形成辦事有程序，工作有標準，事事有人管，人人有專責的工作局面。
第一章 會 議 管 理 制 度
一、內部會議管理辦法
（一）、公司會議主要包括總經理辦公會議、工作調度會議、各種專題會議、全體員工大會、部門會議及臨時會議等。 > （二）、公司級會議的組織者為綜合處。 （三）、會議由綜合處提供服務，會議召開應提供、做好會議通知、材料、會場、記錄等各項服務，會議結束后，根據情況撰寫會議紀要，必要時提供水果、茶水、錄音、攝像、投影等服務。 （四）、會議通知形式主要為電話通知，處長、部門經理及以上人員應通知到本人，其他人員通知到部門，由各部門自行通知。 （五）、與會人庇ρ細褡袷鞀嵋榧吐桑不得遲到、早退、無故缺席。會議期間應關掉手機等通訊工具，會議期間要全神貫注，不得交頭接耳，心不在焉或隨意走動，影響會議正常秩序 SPAN lang=EN-US> （六）、因故不能參加會議的，必須親自向綜合處說明理由。 （七）、會議決議事項，與會人員應在會後立即執行，不得拖延或敷衍了事。 （八）、各處室、部門要把每次調度會及其它會議精神傳達到基層，也可根據自己部門的實際情況，定期召開部門級會議傳達會議精神。 （九）、部門有關會議如需綜合處協助的應提前通知綜合處，以便做出統一安排。 二、對外出租會議室、多功能廳管理辦法 （一）、公司所屬會議室及多功能廳由物業處負責辦理租用手續，綜合處負責提供相關會議服務。 （二）、物業處根據會議室使用情況與租用會議室單位商定相關出租事宜，填寫《會議室使用登記單》，經主管經理簽字確認后通知綜合處，綜合處同使用單位協商會議室使用的具體事宜（預約時間、需提供的服務等）。 （三）、租用單位於租用當天將《會議室使用登記單》交與綜合處會議管理人員，待會議室使用完畢后，由會議室管理人員填入會議室實際使用時間，由租用單位簽字確認后，綜合處返還物業處作為收費依據。 第二章 辦 公 電 話 管 理 制 度 為了提高公司辦事效率，節約辦公經費，保證通訊聯絡，結合公司實際，特制定本規定： 一、公司電話主要用於辦公業務。使用電話通話要言簡意賅，禁止在電話中閑聊，嚴禁撥打聲訊和信息電話。 二、各處室、部門使用管理插卡電話，經理辦公室使用加鎖電話。 三、電話卡由辦公室負責刷卡。每次刷卡標準，處長30元，部門經理和管理人員20元，其他員工10元，綜治辦帶班組長每人15元。使用完話費后，到辦公室刷卡，並進行登記。 四、安裝管理插卡電話后，不允許私接電話機通 ，否則，將追究其直接責任人或部門負責人的責任，並依法追繳相應的電話費。 五、各處室負責人及員工要切實負起責任，以主人翁的態度管好、用好電話。員工因公或特殊情況需要撥打長途電話者，統一到辦公室登記后，方可撥打。 六、由辦公室定期到電信局對各處室及部門電話使用情況進行查詢監督，並予以公布。 第三章 公 文 收 發 傳 閱 管 理 制 度 根據有關規定並結合公司實際情況，現就非質量、環境體系文件收發、傳閱管理辦法規定如下： 一、公文撰寫 soNormal >1、公文草擬。根據需要和領導指示初步擬定文稿。公司發文由綜合處草擬，涉及各處室職責，需要由公司統一行文的，由各處室、部門草擬文稿。 2、公文審核。指對草擬文稿的審核，由綜合處負責。審核的主要內容是：看是否的確需由公司統一行文、行文方式是否妥當、是否符合行文規則和擬制公文的有關要求等。不需由公司統一行文的公文，由各處室、部門自行發文。 3、公文複核。指公文正式印製前對文稿的校對、核稿，重點是看：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規範等。 4、公文簽發。將經審核的文稿交領導簽字，批准發文。公司級公文由總經理簽發，各處室、部門或某特定業務範圍的行文，由處室、部門負責人簽發。 5、公文的印刷、用印。 經審核無誤后的公文的即可印刷與裝訂。如需加蓋公章的按《印章管理辦法》加蓋公章。 二、公文發放 指將公文發放到相關部門。確定發文後，綜合處發文人員要在《高新物業發文表》上編製發文編號，登記公文名稱、發文日期、數量、發放部門等。對內發放文件須有各處室、部門相關人員簽收。公司級文件發放時只發到處室及相關部門，處室、部門內部的傳達由各處室、部門自行管理。各處室、部門收到文件后要簽字確認。