學生會辦公室工作制度
一、部門架構
（一） 部門概述：
德化陶瓷職業技術學院學生會辦公室是學生會內部的協調樞紐。是學生會的內務 性的部門，它綜合協調上級領導機關、學生會各職能部門的事務關係；協調處理學生 會有關突發和重要事件，保證學生會整體工作正常運轉。
是提供培養組織、社交、隊伍建設、幹部培養、財務管理、信息聯絡等綜合能力 的舞台。
辦公室宗旨：內強素質、外塑形象、機構簡明、溝通迅速、作風嚴謹、工作高效 。
專設檔案組負責學生會內部檔案的整理、收取、歸檔；物品組負責學生會辦公室 物品的整理、外借和採購；通知組負責學生會值班、會議及其他事務的通知；考核組 負責學生會內部成員的考勤等項目的考核；財務組負責學生會內部財務的監督和管理 。
（二）部門職能：
主要負責學生會文件起草、信息匯總、資產管理等事務性工作：
負責學生會成員的各項工作考核，
負責學生會財務管理工作；
負責各活動前預算和活動后結算的審查及活動過程中的考勤；
做好學生會各種大小事項的備忘錄；
追蹤各部門活動，積极參与其召開的會議，對學生會的各項會議進行記錄並考勤 ；
督促各部門完成相關的工作總結；
對學生會人事等檔案進行管理；
安排各部門和社團的活動場所及時間；
收發學生報刊；
對學生會的大規模活動進行後勤保障工作；
與生活部共同管理學生會辦公室物品及其布置，並負責辦公室物品外借及記錄；
制訂學生會年度行程表、通訊錄；
與主席一起出席或代表主席出席校級會議並做好會議記錄；
傳達學生會有關決議到各班；
審批並公布學生會各項通報表揚；
整理各部門活動總結；
管理學生會檔案；
保持與其他職能部門、各系部聯繫交流。平時的工作具有很大的機動性。
1、協助院團委、學生委員會、主席團組織學生進行各項工作，當好參謀，協調 各職能部門開展工作，保證工作的正常進行。
2、負責對學生會幹部進行各項工作考核，針對各部門的工作情況及時推優。
3、負責起草和制定學生會文件和條例，收發相關文件。
4、負責學生會各類文件、檔案的歸檔、存檔工作。
5、負責組織、安排學生會的各種會議、學習和重要活動及緊急會議的通知及簽 到，並做好相關的會議記錄、會議考勤。
6、保管學生會辦公室的所屬財務，負責學生會內部財務的監督和管理，負責學 生會物品的採購、分發及管理。
7、負責安排學生會成員值班，監督學生會成員按時值班並及時處理值班過程中 的各項事務。
8、設公開意見箱，接收同學對學生會工作、班級工作、各部組織活動的意見或 建議，及時檢查意見箱，聽取同學的正確意見並及時核查並向相關部門反映。
11、負責組織學生會新成員的招聘，開展各成員的各類培訓，提高學生會成員的 工作水平。
12、完成學院領導、學生委員會、主席團布置的其他工作。
學生會辦公室各成員職能：
主任：負責日常會議的組織和召集，負責點名並做好會議記錄。
負責傳達院團委、學委會及主席團的有關決定和指示。
完成學生會各項考勤、考證等工作，協助主席起草制定學生會有關文件。如制度 、規定、通知等。
負責學生會各種材料的打印和管理，負責文件的發送、交辦及存檔工作。
負責協助主席對全體學生會幹部、幹事的工作做好記錄並備案。
配合其他職能部門的工作，完成學生會交給的其他工作。
副主任：每周負責召開班干集中會議，收集各班值周表，並定時統計，打印、分 發至各班。
每周負責交拿工作日誌，將各部對校學生會的意見向校學生會提出。
協助主席、副主席協調各職能部門的工作安排和工作開展，完成主席、副主席交 給的任務。
負責通知學生會人員參加各種會議，作好學生會工作會議的內容記錄。
協助主任收集及整理學生會工作的計劃、總結材料及活動材料。協助主任記載學 生幹部在工作期間的主要成績和表現情況，作為對學生幹部的評價和評選根據，以激 發每個學生工作熱情和積極性。
負責定期收集分會各幹部會議記錄本，交至主席批複及各班班會記錄本，交至分 管班級事務副主席批複。
幹事：
二。部門運作：
檔案管理制度、物品管理制度、值班工作制度、辦理V網 ，製作通訊錄、會議制 度、人事管理制度、意見反饋處、負責學生會財務管理、活動制度、學生會幹部考核 制度
（一）檔案管理制度
1）學生會檔案管理工作由院學生會辦公室檔案組具體實施，做好檔案管理。
2）學生會各部門設立專職檔案管理員，負責本部門檔案的暫時管理。，一定時 間后統一交於院辦公室檔案組。
3）各部負責檔案的副部長應與辦公室檔案組成員加強聯繫，溝通思想，交流經 驗，以利於檔案制度的順利推行。
（二）物品管理制度
1）學生會物品歸集體所有，放於辦公室。由辦公室物品組負責管理。各部需要時 ,必須向辦公室借取，並做好登記手續。未經辦公室同意，任何人不得私自帶走或外借 。
2）各部門在領取辦公用品時，必須先由部長在《辦公用品登記薄》上進行登記 並核對物品品種，規格，數量與質量，確保沒有問題后，再在《辦公用品登記薄》上 簽字，確認領取。
3）任何人不得私自挪用辦公用品，如若發現，嚴肅處理。
4） 各部門存放於辦公室的海報、橫幅等物品，應向辦公室人員說明物品用途及 存放時間等，並聽從辦公室安排存放於指定地點。如無任何說明，辦公室可將其自行 處理。
5） 對於沒有經過辦公室管理人員辦理借物登記而擅自將辦公室物品拿出的部門 或社團，在向辦公室說明情況后，需在1日內補辦登記手續。對於沒有按時補辦借物登記 的部門或社團，辦公室有權強行收回並取消借用部門或社團一定時間內的借物資格， 並按實際情況進行警告、嚴重警告、公開批評。
（三）值班工作制度
1）辦公室通知組成員負責及時通知學生會各成員值班。值班時間為院學生會日 常值班時間：周日至周五（除法定節假日外）晚上19：00—20：30，值班地點為院學 會辦公室（圖書館二樓）值班人員由辦公室統一安排。
2）辦公室值班的督班工作由辦公室成員負責，督辦人員應登記好值班人員值班 情況，值班人員在值班期間如果有部門或社團進入學生會開會需要他們做好會議記錄 ，並交至辦公室檔案組存檔。
（四）會議制度
1）會議過程中，與會人員應自覺關閉通訊設備的鈴聲，遵守會場紀律，勤于思 考，踴躍發言，積極做好個人會議記錄，以便為工作提供參考。
2）與會人員如有事無法參加會議應提前向負責人請假，並填寫請假條，有特殊 情況可補假，否則視為無故不參加會議。
3）沒有正當理由，不可請假、遲到、早退，考勤情況由負責人統一管理。
（五）辦理V網 ，製作通訊錄
1）為了加強我院各師生的聯繫，我院開通了德化校園V網套餐，每月5元套餐費 。此套餐由辦公室成員負責辦理。
2）我院各師生到辦公室負責人處登記並填寫好個人資料，辦公室負責人再按實 際情況及時到山下營業廳辦理。
3）辦公室成員負責製作院學生會通訊錄及各系學生會通訊錄，各班級班委通訊 錄。
（六）學生會幹部調動，辭職
1）如果學生會幹部要調動或辭職，由辦公室人員負責發放調動表，辭職表給本 人填寫，如實地填寫表格後由辦公室人員負責收回。
2）調動表，辭職表由辦公室專人負責統一管理並存檔。
（七）學生意見反饋處
1）如果有同學對學生會有什麼意見或建議皆可向學生會辦公室，意見或建議合 理的，學生會辦公室再向主席團反映情況。
2）對於學生放映的情況如果辦公室可以自行解決則應及時把問題解決。
（八）負責資金管理、報銷
1）辦公室負責各部門的活動報銷，各活動的報銷表由各部長交於辦公室主任並 由辦公室主任上交到學校。
2）報銷經費只限於各部活動所必須開支，屬個人使用物品或私人開銷不予報銷 。
3）各部門應本着實事求是，勤儉節約的原則購買活動所需的物品，盡量避免不 必要的損失和浪費。
（九）活動制度
1. 學生會的各項活動，辦公室所有成員必須參加，各成員按照活動負責人規定 的時間準時參加，不得無故遲到、早退或缺勤，有特殊情況必須向辦公室副主任或辦 公室主任事先說明，缺勤、遲到、早退者，將予以通報批評。
2.在學生會的各項工作與活動中，成員必須自覺佩帶工作證、校徽。
3.每次活動5分鐘之前學生會辦公室需安排負責人進行活動簽到並於活動收場完 後進行活動簽離，以確保活動順利進行，若未簽到者將予以缺勤處理。
（十）獎懲制度
1.每學期期末，學生會將進行“優秀學生會幹部”的評比，評比將結合各種考 核情況進行。
2.學生會成員如受校級處分者，將作開除處理。
3.每月根據辦公室值班考核情況、活動考核情況等評出一個優秀部門及若干名 工作積極分子，獲“優秀部門”稱號的部門在期末“優秀學生會幹部”評比時將多一 個名額。