一、整體情況
1、晚會主題名稱：
2、晚會目標：歡迎新同學、融合師生情誼、展現華家池校區特色和華家池各學院的風采、擴大華家池校區學生會影響。
3、時間：2010年12月31日19：00—23：00
4、地點：華家池校區邵逸夫體育館
5、主辦單位：華家池校區黨工委、管委會
共青團委員會
6、承辦單位：華家池校區學生會
7、晚會籌備工作管理方式：階段式管理和項目式管理相結合
二、工作人員和項目組
8、工作人員
顧問：李友杭葉洪娒祝國群
統籌組：華家池校區學生會主席團
9、項目組：
（1）第一項目組：節目組
組長：翁翠許逸飛王超
組員：文藝部成員及各部和各學院
任務：
a、完成節目收集、篩選及後期的排練、綵排工作
c、主持人的選擇、形象設計及台詞審核；
b、負責節目的編排及晚會全流程的銜接
d、準備好晚會所需的一切服裝道具；
（2）第二項目組：宣傳組
組長：呂蘭吳昊
組員：宣傳部、外聯部兩部部員
任務：
a、利用海報(包括手繪和噴繪海報)、橫幅、網絡、廣播、傳單等方式開展宣傳
b、現場攝影及ｄｖ攝像
（3）第三項目組：外聯組
組長：陳凌寧季文靜
組員：公關部、外聯部、宣傳部三部部員
任務：
a、負責聯繫商家以及完成承諾給予贊助商的服務工作。
b、聯繫晚會前熱場商家、校內商家及食堂等
（4）第四項目組：禮儀組
組長：陳沛皇甫珊紅鄭卓軍
組員：主席團助理、公關部
任務：
a、確定晚會邀請的嘉賓並且及時送出請柬；
b、到校禮儀隊確定禮儀隊（人數待定）；
c、物品購買及工作證製作：包括晚會小禮品及請柬、攝影大賽禮品等；
d、晚會當日準備好會場服務物品，如水杯、茶葉等，並接待好領導及老師
e、聯繫媒體報道、記者、及攝影人員；
（5）第五項目組：舞台組
組長：季文靜楊威
組員：實踐部、體育部兩部部員
任務：
a、監督並確保舞台的搭建及時及質量；
b、晚會期間舞檯燈光設備、音箱設備的安裝,化妝室、換衣間的選制。
（6）第六項目組：機動組
組長：虞喆達吳雪芬
組員：學生會其他成員
任務：晚會期間，負責會場紀律維持、會場後勤保障以及處理緊急情況
三、各階段任務及工作分配
10、晚會前三個階段：
（1）晚會策劃及準備期（現在到12月15日）：
本階段主要完成宣傳、節目收集、主持人確定及確定贊助商
①節目收集：由節目組負責。採取各個部門提供節目和從華家池各學院收集節目兩個渠道。另外，從校外邀請專業節目表演作為補充。確定主持人
②贊助商確定：由商家組負責。聯繫商家，並配合商家作好宣傳工作
③前期宣傳：由宣傳組負責。海報設計及張貼、橫幅。
（2）晚會協調及進展期（12月16日－12月23日）：
本階段主要完成節目篩選及排練、中期宣傳、禮儀小姐確定、舞檯燈光音響確定、物品購買。
①節目篩選及排練：由節目組負責，統籌組監督，地點暫定華夏學院報告廳。到各學院選取優秀節目，並進行排練。
②中期宣傳：由宣傳組負責。該階段展開網絡宣傳(網站、論壇及校網郵箱)、廣播宣傳。
③舞台確定：由舞台組負責。請結合節目組舞台要求，聯繫製作公司。
④物品購買及禮儀小姐確定：由禮儀組負責。物品需要情況徵求各部。
（3）晚會倒計時期（12月24日－12月29日）
本階段主要完成晚會全過程確定（包括節目單確定）、第一次綵排、末期宣傳、領導邀請、場地確定、媒體報道確定、工作證製作、費用收集。
①晚會全過程確定及綵排：由節目組負責。節目單確定交由各部門，加緊排練節目。並進行第一次綵排，時間暫定12月25日，地點華夏學院報告廳。
②末期宣傳：宣傳組負責。宣傳單（抽獎券和節目單）設計和發放，廣播宣傳，及晚會當日抽獎券的收集。
③領導邀請、工作證製作、場地確定及媒體報道確定：由禮儀組負責。
④費用收集：由統籌組負責。務必收正規發票，若此期無法收齊務必於晚會開始前收齊。
11、晚會當日流程：詳見晚會當日工作流程（附錄1）
12、晚會後期工作：（1）為演員分發小禮品
（2）費用處理
（3）書面總結
（4）ｖｃｄ製作及網絡宣傳
四、節目單
13、本次晚會共16個節目（暫定）：(見附件節目單)
節目次序節目名稱類型節目長度演員姓名演員聯繫方式備註（資金預算及用途）
五、資金預算
用途金額（單位：元）備註
場地租用元
舞台設計布置元
海報元
宣傳展板元
宣傳橫幅元
晚會現場橫幅元
門票元
服裝費元
獎品元
工作餐元
場地布置元
綵球元
禮炮元
節目單元
交通費元
熒光棒元
邀請帖元
策劃書元
工作證元
膠捲元
入場券元
道具元
vcd製作元
化妝品元
小禮品元
貼圖元
礦泉水元
14、總預算：元人民幣。
六、資金來源
15、贊助商家及金額：
16、合作協議：
七、應急控制
17、停電應急方案：
（1）若晚會前停電，晚會最多推遲1小時即20：00舉行，此間觀眾自由處理自己的時間；如果20：00仍沒有正常供電，則由主持人宣布晚會改天舉辦。
（2）在晚會前半部分之間停電超過10分鐘後由主持人宣布晚會改天重新舉行；在晚會後半部分之間停電超過10分鐘後由主持人宣布晚會閉幕。
（3）在停電期間，由節目組負責演員的組織與服裝道具的看管工作；由禮儀組負責領導及來賓的服務工作；由商家組負責現場秩序的維持；由舞台組負責舞台、音箱設備、燈光設備等的看管。
（4）在主持人宣布晚會改天舉辦或閉幕後，按“附則”中“會後工作分工細則”清理會場。
18、燈光應急方案：
（1）四個照燈兩個以內無法正常使用時，正常使用剩餘照燈。
（2）四個照燈兩個以上無法正常使用時，啟動事前準備的照明器具。
19、節目應急方案：
（1）上一個節目演出時，其後的兩個節目在後台準備，前一節目由於各種原因無法按時出演時，下一個節目即時跟進。
（2）任一節目在演出過程中發生失誤或無法順利進行的情況時，由節目的領演人迅速組織演員重演此節目；若重演仍出現問題，則該節目立即退場，視具體情況決定其再次重演或取消。
20、其它緊急情況發生時，由機動組負責處理。
八、附錄
附錄一、晚會會前、會中及會後工作細則一覽表：
次序工作內容時間控制負責人
1場地申請
2四位禮儀到崗
3發放節目單
4會場服務器具
5引領觀眾進場入座
6搬運學生會器材
7借用所需工具工作
8舞台搭建及燈光安裝調試工作
9音箱設備調試工作
10準備好晚會所需伴奏帶
11化妝室換衣間搭建工作
12服裝道具準備工作
13搬運桌椅及電腦
14贊助商的服務工作
15贊助商接待交流工作
16換衣間服務人員到位
17維持秩序工作人員到位
18舞台道具服務人員到位
19照相及dv工作人員到位
20電線及器材看管人員到位
21預演節目準備工作
22進出口控制工作
23外場小活動秩序維持工作
24主持人、演員到位
註：各工作組在尚未開展自己的工作或完成自己的工作時，請自覺參加其他工作組的工作以加快整體工作進程。
晚會會後工作細則：晚會結束后，各工作人員按照會前安排的相應工作進行收場工作。
註：1、晚會結束后立即開展清理會場工作，各負責人完成自己的工作即可離開會場；
2、如不能馬上歸還的物品，先運回院學生會辦公室或相關責任人宿舍，並在以後的一天內由原定負責人送達。